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『日本におけるファイリングシステムの現況とあるべき姿

2019年11月22日

「文書管理通信」編集委員 樹令(いつき・れい)

「文書管理通信」にお世話になって早1年の2/3が過ぎました。この間、小規模自治体の文書管理をご担当されていらっしゃる職員様から、次のようなことを伺う機会が幾度となくありました。

「近い将来、庁舎新築や建替えが予定されており、そのために文書管理を改善しなくてはならない。ところがネットで検索すると、出てくるのは、簿冊型(バインダー方式)からバーチカル型(フォルダー方式)に変えることによる成功例だけである。いろいろ制約がある中で実行せざるを得ず、実際のところどうなのか、身の丈にあったところの本当の状況を知りたい」と。

私自身、編集室だよりを執筆していくにあたり、いろいろな検索をネットで行ってきましたが、検索エンジンの性もあるのでしょう、簿冊型とバーチカル型に関しては、ヒットしてくる情報にかなり偏りがあるように感じていました。また、近年、私共自身、この両者に関する情報の発信が不足していたと反省しています。

そこで、これまでの歴史を踏まえつつ、この10数年ほどの間に様変わりしたコンピューティング社会を背景に、実態と功罪に関して纏めてみました。先の疑問をお持ちの皆様に、少しでもお役にたつことができたなら幸いです。

本日、第一章(はじめに)をアップし、以降、次の順で連載していく予定です。ご意見・ご批判などございましたら、是非ご遠慮なくお寄せ下さいます様、宜しくお願い申し上げます。


  1. はじめに
  2. 簿冊型ファイリングの歴史的背景
  3. バーチカルファイリングの歴史
  4. ファイリングシステム導入成功例の本質 
  5. 現在の日本におけるバーチカルファイリングの功罪
  6. 日本におけるファイリングシステムのあるべき姿
  7. [補] なお以上の予定目次の内容は、今後変わる場合もありますこと、予めご容赦下さい。

 
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『市町村に於ける保存文書総量圧縮対策と永年保存制度改革歴史公文書等諸問題の整理』
2017年12月15日

 「文書管理通信」編集主幹 NPOエイジングブライトクラブ理事長   渡邊秀博
(鰍hRCデータプロテクニカ代表取締役)  
  1. 保存文書総量の増加と書庫スペース不足の現況と原因
    本文はこちらからご覧になれます。
  2. 文書保存総量増加の根本的な解決への模索
    本文はこちらからご覧になれます
  3. 始まった「永年保存」の制度廃止と有期限化による文書総量減量化の試み
    本文はこちらからご覧になれます
  4. 歴史公文書の概念
    本文はこちらからご覧になれます
  5. 本書の結論・・永年保存文書を含む保存文書総量圧縮のこれから
    本文はこちらからご覧になれます
  6. 全文はこちらからご覧になれます。

 
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「南海トラフ大地震被災想定地域内市町村に於ける文書管理と減災・防災対策の現況」
2014年6月19日

「文書管理通信」編集主幹 NPOエイジングブライトクラブ理事長   渡邊秀博
(鰍hRCデータプロテクニカ代表取締役)  

アンケート調査結果報告書 (平成26年2月実施)
はじめに  今年度アンケートの目的と回答状況について
第1章 被災想定地域内市町村に於ける公文書被害の可能性とその対策について
第2章 被災想定地域所在市町村におけるBCP(業務継続計画)策定状況について
第3章 被災想定地域所在市町村における文書管理の現状について
第4章 被災想定地域所在市町村における統合文書管理システムの導入状況について
第5章 被災想定地域所在市町村における東日本大震災被災団体への職員派遣状況及び
      観察された文書被害
第6章 まとめ

本文はこちらからご覧になれます。

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「危機管理(リスクマネジメント)と文書管理」 2013年8月5日

「文書管理通信」編集主幹 NPOエイジングブライトクラブ理事長   渡邊秀博
(鰍hRCデータプロテクニカ代表取締役)  
本文はこちらからご覧になれます。
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