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トップ 文書管理通信の歴史

文書管理通信の歴史
【創刊の趣旨】

文書管理通信は、平成4年3月に創刊されました。
依頼、不偏不党の立場で、全国の官公庁自治体の文書管理担当者にとって有益な情報誌となるべく努力を重ねてまいりました。

 
【「通信」の意味】

文書管理通信という誌名の「通信」に込めたものは、読者に対して一方的に情報を発信するというのではなく、編集室と読者の間に双方向の通信が生まれ、読者から提供された情報もまた紙面掲載の重要な部分としたいとの願いです。

 
【発行部数と配布先】

創刊当初の発行部数は約400部で、静岡県、山梨県の県庁およびそれら県内の全市町村に配布し、また全国の都道府県庁と市部に無償で配信していました。
その後、栃木県、愛知県にも発行地域が拡大し、発行部数は700部を突破しました。

 
【刊行を続けた10年間の懐かしい思い出】

この間、阪神淡路大震災直後の神戸市役所の公文書被害の状況を取材させていただいたことは鮮烈な記憶として今も残っています。
この取材結果は直後の号に緊急報告として掲載しましたが、まだ市内の状態も混乱を極めている時期でしたから、神戸市にご迷惑をかけることになるとも考えましたが、一方今後他の都市においても起こりうる事態であり、記事によって公文書の災害対策の要を公に訴えることこそが小誌の任務であるとの思いから、勇を鼓して編集者を取材に急行させました。
このほかにも、酸性紙使用公文書の劣化問題の深刻さをレポートすることで読者に警鐘を鳴らしたり、また永久に保存可能と思われていたマイクロフィルムの劣化問題を正面から取り上げるなど、多くの読者からその内容について高いご評価をいただき、かつ支持をいただきました。

 
【休刊已む無しとなった理由】

その後創刊からちょうど10年を経過した平成13年に、負担経費の圧迫により従来どおりの刊行が困難な状態となり、平成13年1−2月号(第54号)をもって、已むなく一時休刊することとなりました。

 
【著作権と将来の発行権のNPOへの移管】

文書管理通信の過去の刊行物に関する一切の著作権と事後の発行権は、保有元より「特定非営利活動法人エイジングブライト倶楽部」に移管することが決定され、同理事会での了承を得ました。

 
【特定非営利活動法人エイジングブライト倶楽部】

同法人は、平成13年4月に静岡県知事による認定を受けた非営利活動法人で、高齢者、障害者に対するIT教育支援を行うとともに、静岡県で発刊された明治初年〜昭和16年までの近代期新聞(約10万紙面)をIT講習を受けられた高齢者、障害者、あるいは全国のボランティアの手で、記事全文をテキストデータ化し、これをWEB上で公開することを主たる目的として設立された団体です。
会員数は正会員、一般会員含めて120名を超え、静岡県中部地域では最大規模のNPOです。

 
【休刊中の読者からの励ましの声と再刊の決定】
休刊中の4年の間に、読者の皆様からは再々復刊を望む声や励ましのお言葉を頂戴しておりました。
このような声に励まされ、平成17年4月に到り、ようやく復刊が決定され、今日WEB上での復刊
を現実のものとすることができました。
今後文書管理通信をより充実させることで、このWEBサイトへの訪問者数を増加させ、結果として、文書管理に関係する企業や団体からの広告バナー収入も期待することができればと考えています。
 
【再刊した文書管理通信の理念と今後の編集指針】
創刊当時にその趣旨を掲げた通り、全国の官公庁自治体の文書管理担当者の情報誌として、読者とともに、現代における「文書管理」のあり方を再刊後も模索して参ります。

創刊号巻頭の「文書管理通信創刊に当たって」に掲げた、「新たに構築すべき『文書管理システム』」とは、当時おぼろげに見え隠れしていた現在の「電子的な文書管理システム」を想定していたものでした。

しかし今や「新しい文書管理システム」を巡って、その環境面で大きな変化が生じています。

官公庁、地方自治体におけるパソコン普及、さらには国の施策として霞ヶ関WANに始まり、LGWAN等のネットワーク環境が整備されたことが大きな変化として挙げられます。

国、地方自治体間、自治体内での高度高速な公文書交換を可能とする通信網の完成は、地方公共団体に対する新たな文書管理システム構築の国からの要請であると考えるべきでしょう。文書の第一の変化、すなわち庁内でのパソコン配備の完成と、広域高度通信網の完成という第二の変化、さらに国による政策としての後押しの中で、地方公共団体にとって文書管理システムの電子化は既に避けて通れない道となっているように思われます。

このような背景の中で各メーカーは次々と電子的文書管理システム(ここでは「統合文書管理システム」と代表呼称します)を世に送り出しています。

文書管理通信では、このような時代状況を踏まえながら、メーカーが言う「統合文書管理システム」とは、文書管理事務全体をどこまで「統合」できるのか、統合されていない部分は無いのかを考えて行きます。

統合文書管理システムが導入されても、紙ベースでの公文書の絶対量が革命的に減るとは思えません。ではこれら紙の公文書を物理的に、統合文書管理システムではどのように管理するべきなのでしょうか?

「それはファイリングシステムの問題だからファイリングコンサルタントに相談してください。」と言うのでは、統合文書管理システムは文書管理事務全体を「統合」するとは言い難いのではないでしょうか。

一方、数多い紙ベースのファイリングシステム論者の側にしても、上のような状況は認識していても、公文書全体、あるいは文書管理システム全体として、紙と統合文書管理システムを真に統合したシステムの概念を提示できているわけではないように思われます。

このように、文書管理事務全体を一括して管理するシステム概念が今だ形成されていないにも関わらず、時代の要請として統合文書管理システムの導入が急がれるところに、恐らく多くの文書管理担当者を悩ませる問題の源があるように少誌は考えます。

以上の観点に立って、紙のファイリングシステムと統合文書管理システムとが真に統合された一つの概念として、一つのシステムとして成熟する道を、僅かな光ではあっても照らすことを、少誌編集の当面の課題としてゆきたいと考えます。

 
【「通信」の今日的な取り扱いについて】

創刊当時の「通信」の意味については冒頭で述べましたが、上に見るようなコンピュータ設備の充実と通信環境の整備を前提とした時、小誌の今後の運営においても、WEB上での読者と編集者、読者同士の間の「通信」を活発化し、むしろ小誌が提供する情報より、読者が相互に提供しあう情報の方が量的にも質的にも凌駕するかの状況を作ってゆくべきだと考えます。
Bunkanフォーラムや投稿論文欄を他のどの記事よりも優先し、有効に機能させるよう努力を払うことといたします。

 
平成17年10月11日
「文書管理通信」編集室
 

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