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「市町村における公文書管理方法に関する調査報告書」について

公益財団法人東京都市町村自治調査会が平成26年3月に上梓した「市町村における公文書管理方法に関する調査報告書」です。
この調査は郵送やメールを利用したアンケートを採取する方法で、東京都、多摩・島しょ部39市町村を対象とし、アンケート回収率は100%であったとのことです。
東京都ではありますが、首都圏内にも、もちろん島しょ部(大島、利島、式根島など)にも、意外に多くの、山間僻地と言って良い団体が多いのに驚かされます。
東京都単位だからこそ実施可能な本格的な調査であるという反面、山間、漁村といった僻地に近い地域の団体をも多数含んでいる訳ですから、全国の小規模団体の文書管理担当者にとっても十分に参考になる資料ではないかと思います。
私が興味を引かれたのは以下の3つの調査結果です。(現在個人的に取り組んでいるのが主としてこの分野だからなのですが)

  1. 39団体中21団体と半数以上の団体で書庫が満杯である。
  2. 「永年」(「長期」、「長年」含む)など無期限の保存期間を設けている39団体中36団体である。
  3. 「永年」の区分を設けながら、一定時期に保存期間を見直す仕組みがあるのは、上記の36団体中、7団体である。

半数を超える団体(21/39団体)の書庫が満杯状態であるのに、9割程度の団体(36/39)が「永年」の保存期限の区分を設けています。そして、これを圧縮するため
に永年保存文書について再度保存期限の見直しをしようとしている団体は、7/36団体と2割程度であるという事になります。

永年保存文書は、そのままでは決して減ることは無く、毎年度確実に増加して、保存のためのスペースを蚕食して行きます。
現時点で書庫が満杯ではないと回答している18団体でも、近い将来満杯状態になる可能性が高いのです。

  • 永年保存を30年などの有期限保存に切り替えること。
  • 廃棄期限に到った文書から歴史的文書へ移行する選別基準と実施主体・組織を明確化すること。


上述した2点の課題は依然として重い課題として文書管理担当者の肩に負荷をかけ続けています。
政府、都道府県は依然として明確な基準を提示できないでいますし、また政府が言うように、この回答を法文で規定することには無理があるのも事実かと思います。

本書は、上で私が挙げた2点だけでなく、様々な課題について示唆を得ることのできる内容を網羅しています。
私の問題意識とは別の観点からも、是非本書を一読されることをお奨めします。

 

下記のリンクから読むことができます。
公益財団法人東京市町村自治調査会
市町村における公文書管理方法に関する調査報告書
http://www.tama-100.or.jp/contents_detail.php?co=ser&frmId=383


平成28年3月30日 文書管理編集室

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