最新の文書管理を情報発信する文書管理通信

2024年
5月

掲載記事

編集室員論文

文書管理通信について

○トップ＞ Q1

本文は、アンケートの項目順に、集計した結果を報告するとともに当編集室としての分析を併記してあります。
記述式の回答および選択式回答でのその他記入欄については、表現上の差異があっても、同一内容と見受けられるものもしくは選択肢に当てはまると判断されるものは、該当項目に集計しました。

Ｑ１

合併時の文書管理における統合作業（＊１）について、国や県からの通達、指導などはありましたか。当てはまるもの１つをお選びください。また、有った場合には、□内にどこからどのような指導があったのかご記入ください。

□ 有り

□ なし

「有り」（※１）

・

（総務省または県より）合併に伴う歴史的価値のある公文書の散逸、廃棄の防止、適切な取扱いについての通知。　　　　（３０件）　　※２

・

公文書館より、歴史的価値のある公文書について安易に廃棄処分としないよう取扱いについての通達、指導があった。（４件）

・

北海道立文書館が主催する「文書等保存利用機関・団体等職員研修会」。また同館が作成した「市町村合併時における歴史資料として重要な公文書等保存のためのガイド」。

・

県主催の研修会の項目としては取り上げられました。また国や県ではありませんが、関係協議会から声明が送付されました。

・

岡山県文化財保護協会より「市町村合併に伴う公文書等の保存に関するお願い」の通知文がありました。

・

広島県市町村公文書等保存活用連絡協議会から合併に伴う旧自治体保存の公文書について大量廃棄等しないよう要請あり。

・

その他　（３件）

・

記載なし（４件）

「その他」

・わからない。

※１…	「なし」と御回答し、但書などで記述していただいた場合は「有り」として集計してあります。
※２…	このうち、総務省から県を通じて各市町村へ「市町村合併時における公文書等の保存について（要請）」（平成１４年）や「市町村合併時における公文書等の保存の適正化について」（平成１７年）の通知があったことを明記していたものは、１３件。

　かつての昭和３０年前後における昭和の大合併では、旧市町村においてそれまで保存されていた公文書が合併後適切に管理されず散逸や安易に廃棄されてしまったと言われています。そのため「有り」のときの内容のほとんどが、今回の大合併でもこのような事態になることを危惧し、適切に保存文書を対処するよう県または国の機関からその旨の通知を受けていたケースとなっています。

　今回、「有り」と回答した団体は２０％と少なく、おそらく「なし」と回答した団体の中にも、同様の通知を受けている団体が多数あるものと考えられます。しかし、「なし」と回答した団体が８０％近くにも上ることから、これらの通知が十分に周知されていない団体もあったものと思われます。

　平成１７年５月に国立公文書館が、平成１１年４月１日～平成１７年１月１日の間に合併を実施した１３５の市町村を対象に行ったアンケート（合併時の公文書保存に関するアンケート）によれば、回答数１１０市町村のうち、４７の市町村が既に通達されていた「市町村合併時における公文書等の保存について（要請）」を「知らない」と回答しています。

　本結果の比率との差異が生じている理由は、今回のアンケートが保存文書の適正管理のみに限定せず文書管理一般と広く定義していたことなど、国立公文書館が実施したアンケートとは設問における差があったためと思われます。

（参考資料：http://www.jsai.jp/file/index.html#page1 全国歴史資料保存利用機関連絡協議会のＨＰ内）

　合併時の文書管理における統合作業には、保存文書の適切な管理方法を検討すること以外に、現用文書に関するファイリング方式や分類方法などの整理、保管についてもどのように統合していくかを検討する必要がありますが、今回の結果からはこれらの点への通達や指導等は確認できませんでした。