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合併前の時点において、合併団体の全構成団体もしくはその一部の団体において、電子的文書管理システム（＊４）を導入（独自開発含む）していましたか。当てはまるもの１つをお選びください。
□ 導入していた
□ 導入していない
□ その他（ ） |
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「その他」 |
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合併時導入。 |
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一部文書の目録の作成においては導入している。 |
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| ※１… |
このうち、１団体は試験的に導入していると回答。 |
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この項の分析は、Ｑ１２−２末尾に、Ｑ１２、Ｑ１２−２を一括して記述されています。 |
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[Ｑ１２で「導入していた」と回答した方のみ]
その後の合併に伴い、それまで導入していたシステムはどのように運用されるようになりましたか。当てはまるもの１つをお選びください。（現在運用中ではなくて予定している場合は 予定 に○をつけてください。）
□ 合併団体のうち一つの旧庁舎で導入されていたシステムを全支所に導入した( 予定 )
□ 合併団体のなかで採用されていたシステム以外の新たなシステムを全支所に導入した( 予定 )
□ 合併前と変わらず現在もそれまで導入していた支所でのみ運用している
□ その他（ ） |
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「Ｄ．その他」 |
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運用を停止、廃止した。（６件） |
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| ⇒運用を停止した理由… |
システムの老朽化。利用率の低さ。新団体への適用ができなかった。など |
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| ・ |
現在検討中または検討予定。（２件） |
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容量が少ない為、新市に導入できなかった。管理だけ（保存業務）している。 |
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原則、本庁の一括集中管理。 |
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本年３月３日に公開された総務省及び地方自治情報センターにより調査された「共同アウトソーシング：業務システムの導入及び運用に要する経費等の調査結果」（対象：合併関連の市町村を除く1,950市町村）では「文書管理」も調査対象の１つに挙げられており、その結果によれば、平成１７年１０月２６日現在の全国で電子的文書管理システムを導入している割合はおよそ２５％となっています。
（この件の詳細はこちら↓…地方自治情報センターＨＰ内）
http://www.lasdec.nippon-net.ne.jp/rdd/kyo/k-chousa/index.htm
本アンケート結果では合併前から（一部の旧団体で）電子的文書管理システムを導入していたと回答された８５団体のうち、Ｑ１２−２で「Ａ．合併団体のうち一つの旧庁舎で導入されていたシステムを全支所に導入した」、「Ｂ．合併団体のなかで採用されていたシステム以外の新たなシステムを全支所に導入した」と回答した団体のように、合併後に全庁にシステムを導入した団体が６６団体（予定と回答した２団体を除く）でおよそ３０％（６６／２２４）あります。
また、Ｑ１２で合併前の時点においては「導入していない」と回答された団体で合併後にシステムを導入した団体を合わせれば、全体での導入率は３５％から４０％近くになるものと推測します。
とすれば、上記の総務省及び地方自治情報センターにより調査された結果の２５％とは１０ポイント以上の差が生じることになりますが、これは、システムが導入された契機が｢合併｣にあり、「合併」と同時もしくは合併の前後に導入が行われたケースが多かったのではないかと、小誌としては推測しています。
「各旧団体ごとの文書管理方式のばらつきや不整合を、電子的文書管理システムを導入する事によって解消したい。電子的文書管理システムはばらつきや不整合を解消し、より良い文書管理を実現するための強力な武器である。」といった考え方が、これらの団体の意識としてあったものと推測しますが、今後の課題はＱ１１の分析で触れたように、システム導入団体の保存文書の把握状態が、かならずしも良好とはいえないという事実の中に、その頭を覗かせているのかもしれません。 |
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