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文書管理通信第29号

今回から3回にわたって「地方自治における電子情報記録媒体の管理」について特集しています。第一回は電算機の登場により、文書の範囲に電子情報記録媒体が含まれるようになる過程と、その電子情報記録媒体の管理の現状について説明しています。
地方自治体が電算機を始めて導入したのは、昭和38年の東京都と神奈川県です。そして平成7年4月1日現在では総ての都道府県と2,399の市町村(全3,304)が電算機の単独導入を行ない、153市町村が共同導入による電算処理を行っています。
当時では多くの自治体が財務会計に電算処理を導入しています。ここで発生した電子情報記録は財務会計規則の適用を受け、保存年限が決定されますが、その情報を保管、保存、引継、廃棄について紙文書ほどには整備されていません。
平成6年、戸籍法が改正され戸籍の電算化が認められました。また、平成7年2月には除籍又は改製原戸籍の記載情報を画像情報処理方式によって光ディスクに記録し、その光ディスクを正本として取り扱うことが可能となりました。
ここで特筆すべきはまず戸籍の処理に磁気ディスク、除籍・改製原戸籍に光ディスクが認められたという点、第二はコード情報、画像情報が共に認められたという点です。
文書の概念も今日では大きく変わりつつあります。平成8年6月に公布された民事訴訟法第321条(文書に準ずる物件への準用)この節の規定は、図面、写真、録音テープ、ビデオテープその他の情報を表すために作成された物件で文書でないものに準用する。とあります。
各自治体における文書管理規程には、なにが文書かのような具体的な定義はないまま、いわば慣習・慣例的にあるいは法的証拠能力の観点から判断されているといえます。
現在の電子情報記録媒体の管理としては、昭和59年の「事務次官等会議申合せ」としてだされた「電子計算処理データ保護管理準則」、「電子情報処理組織による戸籍事務の取扱いについて」(平成6年11月16日法務省民第二第7001号民事局第二課長依命通知)によって規定されていますが、これらは、個人情報の保護やデータ滅失の防止のための保護管理規程であり、文書管理といった場合の管理とはニュアンスを異にしています。
磁気テープ、磁気ディスク、光ディスクに紙文書のようなライフサイクルを定めた規程、規則等を制定し、実際にこれらを引継ぎ等の対象としている地方自治体はあるのだろうかと記事は結んでいます。

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文書管理通信第30号

「地方自治体における電子情報記録媒体の管理(U)」は、「電子情報記録媒体の管理に関するアンケート」結果を載せています。
このアンケートは、平成8年10月7日から11月23日に109の地方自治体(47都道府県+62市町村:特別区を含む)を対象に実施しました。62市町村の内訳は@磁気テープ、磁気ディスク、光ディスクの全てあるいは一部を情報公開制度における公開対象としている38市町村A@に該当しない電子決裁を実施している2市町村B@Aに該当しない文書管理先進都市、8市町村C@ABに該当しない人口100万人以上の8市町村となっています。
A文書管理規程において「文書」の定義を定めているかどうかの問いには、都道府県からは「特に文書の定義を定めていない」という回答が多く寄せられました。それは市町村においても同様でしたが、意外だったのは、文書をより広く捉えられるような用語を使用している団体及び媒体にまで言及して文書を定義している団体が合せて30%もあったことです。
B文書管理規程の適用を受ける範囲についての問いでは、ほとんどの都道府県では紙またはマイクロフィルムしか文書管理規程の適用を受けないということです。
C実際に引継ぎをされているものについての問いでは、回答があった80すべての自治体が電子情報記録媒体の引継ぎは行っていないことがわかりました。
D紙文書以外の記録を管理する規程(セキュリティーの面だけではなくライフサイクル・ながれに関する規程)はありますかという問いでは、都道府県においては電子情報記録媒体のライフサイクルにまで言及した規程はほとんどないことがわかります。
E電子情報記録媒のライフサイクルまで言及した「記録管理規程」的なものか必要だと感じますか、という問いには約80%の自治体が必要と回答しています。
最後に、兵庫県三木市の文書管理規程第2条の用語の定義、兵庫県姫路市の文書管理規程のフロッピー等の管理について、神奈川県川崎市の文書管理規程の第1章第3条用語の定義、文書フロッピー管理要綱が収載されています。川崎市の定義の中で注目すべきは、紙媒体を基本とした文書の中に電子情報記録媒体をも、取り込んでいる所いるところです。
今度は、情報(公文書)の電子化がメインになるはずであるが、ともかく時代にマッチした新しい公文書の管理方法が生み出されることを期待したいと記事では述べています。

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