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トップ 主催セミナーセミナーレポート > レポート 5

【 引継ぎ業務の重要性 】〜 セミナー報告 その5 〜
今回は、セミナー開催の5県すべてで講演した、
静岡市の事例と「文継」のお話です。
静岡市の事例発表する大塚氏
【 見学してみたい! 】

ご参加の皆様から『具体的な事例を聞け、非常に有益だった!』とのお声が多かったのが株式会社IRCデータプロテクニカの大塚氏と渡邊氏の両名にご講演いただいた「統合文書管理システムを補完する 保存文書管理支援システム『文継』について」です。

文書館さまはじめご参加いただいた方々は口々に、『機会があれば一度見学をしてみたい』など、大変興味を引かれたようです。
「文書管理」と言う業務に携わる皆様にとって、お仲間(他市)の推進事例が大変参考になると言うことが、改めて感じられた次第です。

『文継』については、『月間I M10月号』に紹介記事が掲載されたことはすでにお伝えしたとおりです。  お目にとまりましたでしょうか?
(トップ頁の9月23日付けお知らせ or 雑誌紹介よりご覧いただけます。)

【保存文書管理の二つの取り組み】
静岡市での文書管理の経過やマイクロ化・デジタル化の現況、公文書館の取り組みなどを紹介の後、保存文書管理システムに触れられました。
システム化の目的は、《 静岡市のすべての保存文書、歴史的文書の情報や所在が瞬時に検索可能となり、データベースの一元管理や情報公開への対応を可能とする 》ことです。  その具体策として次の2項目を掲げました。
  1. 文書管理の現況調査に基づく収納内容のデータベース化
    保存文書管理システムの作成
  2. 公文書館では、永年保存文書、歴史的資料のアーカイブス化
    索引情報のDB化、管理システムの作成
【 問題点と  ⇒ 解決策 】
〈 問題点 〉
1) 引継ぎから廃棄までの事務量、文書量の増加
2) スッタッフの人数は限られている上に他の業務も兼務
3) 文書庫の管理が大変(特に本庁から離れた外部書庫の管理)

〈 解決策 〉
H14年に事業化された「文書庫の収納調査・整備事業」に基づき保存文書庫のすべての文書を対象に、調査ならびにデータベース化が実施され、あわせこのDBをもとに保存・利活用・廃棄を管理運用するシステムとして開発されたのが、「文継」だそうです

静岡市の「文継」活用事例については、近々レポートの予定です!

  • システムについて詳しく知りたい方は、トップ頁のIRCデータプロテクニカのバナー覧よりご覧ください。
  • セミナー講演レジュメ希望の方は下記アドレスまでメールにてご連絡ください。
    ただし官公庁の方に限らせていただきます。
    URL : n-nakamura@ircd.co.jp

システムの説明をする
渡邊氏

平成18年10月 「文書管理通信」編集室 編集主幹 中 村

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