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『文書管理・記録管理入門』 〜ファイリングからISOマネジメントまで〜
< 目 次 >
第1講 事業継承と有効な文書管理

第1章 文書管理とは                     
  1.記録をするとは 2.記録と文書 3.文書管理の潜在ニーズ 4.身近な事例(情報公開)
第2章 ISOマネジメントシステムでの文書管理         
  1.様々な規格とISO 2.マネジメントシステムとは   3.ISOマネジメントシステムの上手な活用
  4.文書化し記録を残す意義 5.身近な事例(ISOはPDCAを回す文書管理)
第3章 リスク対策と文書管理                 
  1.リスクとは 2.リスク対策は手を汚す管理者を求めている 3.ハインリッヒの法則
  4.筋論クレーマを有効に活用する 5.トラブル対応の拙さが組織を危機に落とす
  6.リスク対策はKKDDを養う 7.記録されていない失敗は繰返し発生する
  8.身近な事例(製造物責任/PL)

第4章 内部統制は文書管理を求めている            
  1.法的リスク(「会社法」と「金融商品取引法」の施行) 2.内部統制は事業活動を支援する
  3.内部統制が求めている6つの要素 4.内部統制では企業内容の開示(ディスクロージャー)を要求
  5.身近な事例(情報漏えい・紛失)

第5章 事業継承に向けての実践                
  1.組織の事業継承とは 2.事業継承に求められる文書管理  3.資産価値とは人・物・金?
  4.施設管理の基本はシツ・スペース・タイムのコスト  5.システム管理は体質改善
  6.身近な事例(機会損失)


第2講 ファイリングの知識と実務、応用

第6章 ファイリング、とは何か               
  1.ファイリングとは 2.欧米と日本との違い 3.日本での文書管理の問題点
  4.ファイリングのニーズと条件 5.なぜオフィス環境が悪いのか
第7章 ファイリングの基礎知識と実務           
  1.文書を分類するとは 2.ワリツケ方式とツミアゲ方式
  3.ファイリングツールの選び方と上手な使い方 
  4.よく使われているファイリング方式 5.階層を使ったファイリング
  6.バーティカルファイリング作業の要領
  7.文書管理で注意する人  8.机の使い方 9.上手なファイリングシステム
 10.上手に捨てリングをする

第8章 ファイリングの応用
  1.オフィシャルファイルとパーソナルファイル 2.個人持ちファイルの容認  3.保有文書の価値
  4.上手なファイリングは5S+整備・サービス 5.オープンファイリングのすすめ
  6.使い勝手の良いドロップファイル 7.ダイエットオフィスとは


第3講 デジタル時代のファイリング

第9章 記録情報をデジタル化する
  1.デジタル化するとは 2.デジタル化のメリット   3.デジタル文書とペーパー文書の使い分け
  4.文書のライフサイクルと記録媒体

第10章 デジタル化ファイルの構築方法
  1.システムの構築手順と考え方 2.デジタル文書は選別・蓄積・活用・削除がポイント
  3.イメージ情報とテキスト情報  4.機密性の高い文書の取扱い 5.キーワード検索と階層検索
  6.ファイリング設計 7.スキャナーを使った入力方法  8.デジタル化入力での課題

第11章 デジタルファイルの事例と応用
  1.デジタル化に適した文書管理とは(デジタル文書もニーズにより複合管理)
  2.付加価値の高い文書管理とは
  3.設計事例・このように業務改善をした 4.デジタル化した元の紙文書の処置

第12章 メール管理の方法と実践
  1.連絡にメールを使うとは 2.メール文書を削除するタイミング 
  3.重要メール文書は送受信を時系列に管理する 
  4.メールの添付文書はフォルダーで格納  5.メール文書はTPOを間違うと大きなトラブルになる 

第4講 これからの文書管理

第13章 これからの文書管理の課題と方向
  1.保存文書の有効活用  2.デジタル化した電子文書の寿命 3.保有文書の価値とは
  4.コンピュータの有効活用とは 5.文書管理が環境に与える影響について

 
『文書管理通信』 編集室 中村
 
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