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北海道地区を中心とした町村の訪問結果の報告について

昨年夏に予告した北海道地区を中心とした町村の訪問結果の報告について、1年と少しが経過した現在、まったく発表することができなくて大変申し訳ありません。
筆者の私的な立場は、筆者自身が長く官公庁の文書管理分野に密着して働いてきた経験を基礎に置いた「統合文書管理システムの開発」の開発責任者です。
昨年夏以降、この開発遅れもあって身動きできない状態にありました。
その結果、読者へのお約束が守れなかったと言う言い訳ですが、1年は長すぎますよね。
本当にすみません。
ただ、昨年夏以降の1年余の間にも北海道をはじめ、静岡県、愛知県、島根県、山梨県ほかの都道府県の50以上の市町村を訪問することができました。
また行く先々の総務課担当者から文書管理の現況をお聞きすることができ、そんな中で北海道の旭川市から職員の文書管理研修(10月中に本誌に実施時の様子を掲載します)の講師のご依頼を頂き、本年(H29)9月に1時間余の時間で講師を務めさせていただいたり、合併特例法の期限の関係で平成33年度までの間に集中している新庁舎建設ラッシュの中、移転後の庁舎の文書保存に割り当てられた面積が、現状よりはるかに少なくて、残された期間中にどうして文書を圧縮しようかと頭を痛めている担当者(7団体)のご相談にあずかるなど、密度の濃いコミュニケーションを多くの団体の関係者との間で持つことができたのは、望外の幸運でした。
またまた予告となってしまい申し訳ありませんが、この1年余の期間中の記録を、今後何回かに分けて本誌に掲載いたしますので、先の破約に懲りずに、今しばらくお待ち頂けますようお願い申し上げます。
掲載は、寄稿論文欄か、もしくはこの一文を掲示している「最新送稿」の欄を改名して使用するかのいずれかになると思います。
報告又は論文は仮題ですが以下の通りで、ざっとした内容も書いておきます。
【仮題】
今日の「文書」の在り方と、小規模団体でのバーチカル式システム導入提唱の功罪
【概要】
この間の訪問で、多くの団体が慣習的で潜在的な簿冊ベースのファイリングを維持し続けていることを確認できましたが、その中で、長くそのような状態であり続けていることの意味と背景について、改めて考えさせられることになりました。
また、いまや膨大な量でファイルサーバ等に蓄積され続けている「紙の行政文書の印刷元電子的文書ファイル」についての利用、管理の状況をヒアリングする中で、電子的文書ファイル量の厖大化が、職員における文書の概念や価値観という質の変化を強く促しているのではないかと強く感じています。
このような訪問によって得られた結果を基礎に、現在の、特に小規模団体における文書管理の改善とはどのようなものであるべきかを論考してみます。
具体的には、「文書管理の改善は、すなわちバーチカル方式の導入」といったこれまでの定式が、過去はともかく現在でも、本当に正しいのかどうか。現状の簿冊ベースのファイリングをブラッシュアップすることで、バーチカルの場合と同様の導入効果は得られないのか・・についてこの論考の中で触れることになります。
「文書管理通信」編集主幹 渡邊秀博(わたなべ・ひでひろ)


平成28年10/16
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