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「文書管理」の鍵は「ファイル基準表」

 ここ旭川の駅前通りでは、今日午前11時から4日間、それまでの40時間という制限時間内に創られた氷彫刻が、数十体展示されます。日本で唯一行われている公式国際大会! 力作揃いで、ライトアップされた夜景は感動ものです。第30回大会、つまり既に30年間(一世代)続けてこられました。解けてなくなる、とはいっても、(無形)文化財としての価値が十分あるように思うのですが・・・

 前置きが長くなってしまいましたが、サラリーマン時代、私もいろいろなジャンルで数多く企画(提案)書を作成しました。稟議にかけたり、役員会の承認を経て、実行させていただいた案件も多々あります。が、お恥ずかしながら、「文書管理」という意識は殆どというか、全くありませんでした。総務課のような部署に在籍した経験がないからかもしれませんが、会社として、差引利益が上がればそれで善し、とのみ考えていたからだと思います。

 今の部署は、手取り足取り指導してはくれません。自分で勉強しなさい、というスタンスです。幸い、2009年に成立した公文書管理法の端緒となったとされる出来事(2002年)の前から、「不偏不党の立場で、全国の官公庁自治体の文書管理担当者にとって有益な情報誌となるべく努力を重ねてきた」文書管理通信の資料を読むことができ、また、複数の自治体で稼働が始まりつつあるLGWAN-ASP統合文書管理システム「Lite文継」に触れることができることを僥倖に、努力していくつもりです。

 半月ほどいて、まず感じたことが、「文書管理」の鍵を握っているのは「ファイル基準表」ではないか、ということでした。そこでググってみたところ、用語の定義はしっかりと定まっていないらしいことがわかると同時に、自治大阪2005-10に掲載された「羅針盤」の論文を読んで、その意を強くしました。

 ところで、この論文の著者は、廣田傳一郎先生。廣田先生、ということで言えば、勉強のために、今、10冊ほどの書籍を取寄せ注文しているのですが、その中で、真っ先に読みたいと思っているのが、「一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-」(廣田傳一郎、江川毅/第一法規)です。旭川市内の本屋にも図書館にもないので、まだ目に一切していません。でもしっかりとしたバイブル本のような気がしています。少し後になると思いますが、読後感をアップするつもりです。もし既にお読みになられた方がいらっしゃいましたら、感想などをお送りいただけたら幸いです。ご許可いただけるようでしたら、レビュー集として、纏めてアップさせていただきたいと思っています。よろしくお願いします。

「文書管理通信」編集委員見習い  樹令(いつき・れい)

19/02/08
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http://www.city.asahikawa.hokkaido.jp/awf/awf_update/d063268.html
http://www.masse.or.jp/ikkrwebBrowse/material/files/group/7/200510p09_17.pdf

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