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1st Step(地域密着)

残念ながら、このHP「文書管理通信」、現在アクセスいただいている数はあまり多くはありません。隔月での冊子発刊を終え、Web版に変更したのが今から18年以上も前、かつそのWeb版も10年以上前から更新されていません。是非ともお読みいただきたい、時宜を得た内容の濃い論文をその後も複数掲載してきましたが、如何せんヴォリュームが少な過ぎるようです。

そのような中で、編集室だよりを執筆させていただいてから、半年経ちました。GWを挟む改元大型連休の時を除き、週一書き続け、今回で21回目を迎えました。手前味噌ですが、門外漢なりに読んでいただけるよう工夫を凝らしてきたつもりです。今後もより一層頑張っていきたいと思っています。そのためにも、地方自治体で文書管理の業務に携わっておられる皆さまから、ご意見・ご助言・ご批判など、是非いろいろいただきたいと強く願っています。

ここ1ヶ月ほどにわたり、ファイリングについて考えてきました。そして断片的ではありますが、バーチカルファイリングと簿冊ファイリングについて、考察を進めています。先週末更新した編集室だよりに書いたように、今後の論争(?)を公平に行うためにも、現段階で、是非とも皆様からのご意見、体験談をいただければと思っています。そこで、1700ほどある地方自治体の皆様に向けて、メールという簡易な形式で恐縮ではございますが、末尾に記した文書をご案内させていただくことにしました。

時間的制約のある中、どこまで発信できるか、現段階ではわかりませんが、都道府県別に、今週月曜日からスタート。メールが届いていなくても、この頁をご覧いただいた方で、ご意見などお持ちの方は、ぜひ、ご一報下さい。よろしくお願いします。
 なお、先週の編集室だよりでご紹介させていただいた都城市市役所の論文執筆者()のご後任の方(都城市総務部総務課藤森勝美様)から返信をいただきました。この場をお借りしてお礼申し上げます。ご本人様の了解が得られましたので、次にご紹介させていただきます。

【 QUOTE 】

(前略)
当市の実態を少し御紹介いたします。

当市はフォルダ式です。
 平成23年度からファイリングシステムを採用し、原則として全職員が同一規格のフォルダを使用して組織的に文書管理を進めてきております。
 ただし、全てがフォルダで賄えるものではなく、簿冊形式での文書も存在しています。

要は、文書の私物化を排除し、組織的に管理することが目的ですので、簿冊であっても、その所在が分かるよう、当該簿冊文書に係る所在シートをフォルダに挟みフォルダタイトルを付けることで、フォルダを基本としたファイル基準表が作成され、検索性を確保しています。

なお、フォルダ管理における文書の紛失は、これまで発生しておりません。

私はフォルダの大きな欠点が2つあると考えています。
 1つは、挟んだ文書の紛失の懸念と、あと一つは取り出したフォルダを戻し間違えた場合に極めて探しにくいということです。
 しかし、欠点をしっかりと自覚した上で使用することにより、こういったリスクを回避できるのではないかと思います。

以上、簡単に御意見させていただきました。

【 UNQUOTE 】        

ところで、規模の大きくない自治体におかれましては、最適な文書管理の実行にあたり、電子技術の進展などに目を配る必要はあるものの、地域特性をより重視して進めていかれるのが好ましいのではないか、と個人的には感じています。現場重視、地域密着、などと考えていた矢先、テレビ東京系で6月20日に放映されたカンブリア宮殿の録画をネットでみました。地域密着も地域密着、超地域密着の成功例です。題材は、ドラッグストアのサンキュードラッグ(社長;平野健二)。福岡県北九州市と山口県下関市という限定した地域に超高密度出店して成長を遂げています。驚くと同時に感激しました。
 概要はこちらの方でご覧いただけます。
https://www.tv-tokyo.co.jp/cambria/backnumber/2019/0620/

番組では「医療モール」という言葉が使われていましたが、個人的には、通常の「医療モール」とは一線画したもののように思いました。ポイントは(薬剤師ではなく)管理栄養士が前面に出てきていることと、その中に介護施設や高齢者住宅、保育園などを併設している例がある、との話が出てきたからです。小さいながらも立派な「完結居住圏」とでも呼べるような内容のものなのではないでしょうか?少子高齢化にお悩みのところは、ぜひ一度ご覧になってみて下さい。

 

文書管理通信編集委員見習い 樹令(いつき・れい)
2019年7月5日

 

ps. 皆様への依頼文

【お願い】 地方自治体などで文書管理業務に携わっておられる職員の皆様へ

 初めまして。
 ホームページ「文書管理通信」( https://www.bunkan.jp/ )で
 この1月から週一更新の編集室だよりを執筆しております
 樹令(いつき・れい)と申します。

 数年前に都会から地方に移り住んだこともあって、
 最近は、これからの地方行政の在り様と公文書問題に関心を持っています。

 この度縁あって、「文書管理」を通して、それらを勉強できる機会を得ました。
 役所勤務の経験のない門外漢ではありますが、
 皆様からいろいろ教えていただきながら、
 長きサラリーマン時代の個性的な体験・経験も踏まえ、
 少しでも役立つ情報を発信できれば、幸いに思っています。

ところで、ここ1ヶ月間ほど、
 バーチカルファイリングと簿冊ファイリングについて、
 いろいろ調べてきました。
 次段階として、
 市区町村で実務に携わる方々からのご意見や体験談など、
 是非お聞かせいただきたく、メールをさせていただいた次第です。

 改元を経て、ご多忙なところ恐縮ではございますが、
 ぜひご一報いただければ、幸いです。

 メールという簡易な形式で失礼とは存じますが、
 よろしくお願い申し上げます。

以 上


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