阿見町では、ファイリングシステムの導入に伴い、それまでの簿冊による方式からフォルダーを活用したバーチカルファイリング方式（写真１参考）に切り換えた。それぞれ長所、短所はあるものの、バーチカルファイリング方式では簿冊方式に較べ、不要書類を廃棄する際に容易、簡便であり、総文書量の増大を防止することが可能になるとの利点を採ったものであった。

文書分類方式はコンサルタントの推奨する「積上げ方式」を採用した。

【参考】分類方式としては本文中にある「積上げ方式」と「割付け方式」が有る。積上げ方式が保管単位で下から上へ分類を決めていくのに対し、割付け方式では全庁的に分類を上から下へ決めていく。そのため、割付け方式では事前に統一した文書分類表を作成する必要があり、実際の作業時にはその分類表に従い各課で文書を分類していく。積上げ方式では、実際の文書量などに応じて分類を作っていくことになるので、随時その分類に見直しが必要とされるが、割付け方式では一度決めた分類が変更されることは一般的にない。そのため、積上げ方式と較べ割付け方式ではガイド名やフォルダー名が抽象的となる傾向があり、フォルダーを戻す際に間違った位置へ戻してしまうなどのミスファイルが起こりやすく、また必要な文書を探す際にこの文書が格納されているフォルダーを特定することが困難である場合がある。割付け方式の長所としては、どこの課でも同じ分類体系になっているため組織全体としての一元管理がしやすいことが挙げられる。逆に積上げ方式では、課ごとに分類体系が異なるので、人事異動があるとその課独自の分類体系を改めて覚えなくてはならない。このようにどちらの方式にも長所と短所があり、実際にはいずれか一方を基本の方式として採用したとしても、他方の方式の概念を一部取り入れているケースがまま見受けられる。

管理方式は現年度文書と前年度文書 （起算後 1年以下の保存文書） を課単位で オフィス内管理 し、前々年度以前の文書（１年保存文書以外の保存文書）を総務課管理の役場の文書庫にて集中管理する方式を採用している。

設備面に関しては、背の高い什器類などを原則廃止にし、キャビネットの上や机上への書類の平積みを禁止した。