２ - １．導入の契機と経緯

現時点の統合文書管理システムは、ファイリングシステム導入後の平成 1 ５年１１月（グループウェア導入は１０月）に稼動開始し、既に１年半が経過している。

ただし 平成１３年７月から平成１５年６月までの間に 別のメーカーの統合文書管理システムを一旦は導入していたため、メーカーの違いこそあれ、統合文書管理システムとしての稼動期間は平成１３年度半ばから現在までの約４年間と言って良い。

ファイリングシステム導入完了直後の平成１３年度には既に統合文書管理システムが稼動しているのだが、導入当時の担当者の話から、平成１１年度のファイリングシステム導入時点で、その先の統合文書管理システムの導入も企図されていたということであった。

従ってその意味で、紙文書のファイリングシステム導入と統合文書管理システム導入とは、情報公開という１つの契機によって、一体として導入が図られたと言っても過言ではないと思われる。このように既に先行導入されていたファイリングシステムからの流れの中での導入であったことと、また（ファイリングシステムの導入契機となった）情報公開への町長、議会の意識の高さが背景となり、予算の獲得も比較的スムーズであった。

情報 公開以外の導入目的として挙げられたのは、ＬＧＷＡＮへの対応、紙文書の削除によるスペースセービング、事務効率をより高めることの３点であった。

導入に際しては、 ファイリングシステムの事務局である総務課文書法制係と、ネットワーク管理を担当する企画課との連携による体制で臨んだ。

なお他メーカーのシステムを先行導入し、その後現行システムに切り替えた理由は、「ファイリングシステムへの適用性の不足」、「使い勝手の悪さ」の２点であった。