２ - ２ - １．システムの選定

現在運用されているシステムは日本電気(株)の統合文書管理システムであるが、前述したようにその前に他のメーカーのシステムを先行導入している。しかしここでは、先行システムの選定経緯については省略し、現在運用中の日本電気(株)のシステムの選定についてのみ説明することとした。

選定に当たってはメーカー数社のシステムを対象に検討した。各社システムを見た上で、それ以前に導入されていた他メーカーのシステムでの経験も踏まえながら、どのような機能が必要かをとりまとめ入札用仕様書を作成し入札を執行した。

仕様に明記したシステムの基本要件及びその優先順は以下の通り。

ファイリングシステムに適用可能なシステムであることを第一要件に挙げたのは、まだ導入されて間もなく、またようやく職員に定着しはじめている状態のファイリングルールを、新しいシステム導入に伴って再び大きく変更することを避けたいためであった。もし新たなシステムによってルールが変わることになれば、直前の数年間の紙ベースでのファイリングに費やした努力の意味が失われる事になり、ファイリングシステム導入時に倍する職員の違和感と反発が起こったことは間違いないところであったろう。 また統合文書管理システム側の分類に合わせて新たに紙文書の分類を決めるということであれば、現在収納されている文書を新しい基準で再整理し移動するコストは莫大なものとなったであろう。