２ - ２ - ３ - ２．２つのシステムにおける個別文書ファイルの取り扱いと検索性

阿見町におけるファイリングシステムと統合文書管理システムの文書分類が共通であると前述したが、一部に若干ではあるが相違する点がある。

前項で触れた表１のdのように統合文書管理システムでは個別ファイル名が管理されているのに対して、ファイリングシステムでは個別ファイル名までは把握されていない点がこれにあたる。

ファイリングシステムではもちろんフォルダー内に個別ファイルに当たる文書が収容されているのだが、システムとして個々のファイル名までを把握し管理することはない。

これに対して統合文書管理システムでは、文書作成そのものがシステム上で行われ、文書作成後にファイルを保存すれば、この電子文書ファイル自体とともにそのファイル名も情報としてシステムで保持することとなる。

システム画面上で見れば、第一ガイド⇒第二ガイド⇒フォルダー名がツリー表示され、またそのフォルダーの中のファイル単位で閲覧することも可能である。

このことは、統合文書管理システムにおいて、これら個別ファイル単位でも検索が可能となることを示しているし、更にまたファイル名の文字列を対象とした全文検索も可能としている。

これに対してファイリングシステムではファイル名を検索することは不可能である。

このため誤ったフォルダーに文書ファイルを格納するなどのミスファイルが起こった場合など、これを探し出すことは極めて困難となる。