２ - ２ - ３ - ３．２つのシステムのカバー範囲の相違と統合

ここでは、阿見町において二つのシステムがカバーする範囲の相違について図２を参考に説明する。

図２に見る通り、阿見町のファイリングシステムではカバーしているが統合文書管理システムには無い点、逆に統合文書管理システムにはあるがファイリングシステムには無い点が存在する。

図２のＡはファイリングシステムのみに有る紙文書の物理的管理の側面で、紙文書の原課保管、移し換え、引継ぎなどのルール管理や人的作業のコントロールの部分である。

また紙そのものを取り扱うことから、保管用具、容器、什器、保管庫などのコントロールもＡの分野に入る。

統合文書管理システムでは、紙文書のガイドやフォルダーの索引情報は管理するが、紙文書そのものを物理的に管理するルールや、そのルールによる職員の文書取り扱いにおける作業のコントロールは行わない。（紙文書の引継ぎ文書リストや保存以降の廃棄文書リストの出力を行う点は部分的ではあってもこれに当たるが、あくまで側面支援でしかない）

図２のＣは統合文書管理システムにのみ有る機能で、電子的文書の作成、起案〜決裁（文書の発生）、自庁内部、外部との文書の電子的通信（配布、交換）の側面である。

阿見町における文書管理の試みとは、上で見たように一方に存在しない側面を他方で補う形で、（図２のＤのように）また２つのシステムを一つの大きな文書管理システムとして構築することであったと言えるのではないだろうか。