２ - ４ - ２．職員へのシステムの定着度と今後の課題

統合文書管理システムを導入して１年半を経た現在、日常的な基本操作部分に関しては、全職員がほぼ把握できている状態と言ってよい。

しかしながら、ファイリングシステムと同様に、業務の性格上起案文書の作成などの事務が多かったり、文書の検索頻度の高い課係の職員はシステムへの理解度はより高くなっているが、この種の事務の頻度が少ない課係の職員においては、理解度は基礎的な状態にとどまっているという格差が生じている。また出先機関などでは、パソコンの設置が一人一台体制になっていない課もあり、そのような課ではやはり理解度が他の課に比べ薄くなってしまう。

今後、ファイリングシステムと同様、各課への巡回指導を徹底し、職員一人一人の統合文書管理システムへの理解度を高めていきたいとのことであった。

上記の点以外での今後の課題としては、ペーパーレス化の推進が挙げられた。

既に２−２でも述べたが、現時点では技術的な困難もあって十分な文書の電子化率には到っていないし、紙文書を削減する方向の運用も行なわれていない。

電子化率を上げることは紙文書の保管スペースの削減効果だけでなく、検索、事務効率をより高めることにもつながるため、紙文書を暫時削減して行くことも考えて行きたいとのことであった。