総務省の(国の機関における)総合(統合)文書管理システムの整備に向けた方針を明示した文書(「 行政情報化推進基本計画の改定について 」平成12年3月29日付)の前書き部分を下に掲示するのでお読みいただきたい。
『(平成9年12月20日閣議決定)においては、行政の情報化により、「紙」による情報の管理からネットワークを駆使した電子化された情報の管理に移行することを目標としており、日々作成・入手される文書について、情報通信技術の活用により、文書のライフサイクルを通じて、電子的管理を組織的、総合的に行うことが重要である。このため、その方策として、「総合的な文書管理システム」を整備し、事務・事業の簡素化・効率化及び行政運営の高度化を推進する必要がある。 また、「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」(平成11年法律第 42号。以下「情報公開法」という。)の適切かつ円滑な運用に資するため、各省庁が保有する膨大な文書を適正に管理する必要があり、そのためには、電子化による総合的な管理が不可欠となっている。以上を踏まえて、下記の「総合的な文書管理システムの整備の考え方」に基づき、総合的な文書管理システムの整備を行うものとする。』
誤解を恐れず述べるが、統合(総合)文書管理システムこそが官公庁における現在と将来の官公庁に求められる文書管理の姿そのものであり、昭和の大合併時のファイリングシステム導入と崩壊の主たる原因とされた日本的ジレンマ、すなわち「人を増やさなければシステムの維持管理ができない、しかし人を増やせない」というジレンマを克服することのできる唯一の手段であると確信する。
「誤解を恐れずに」と書いたのは、今現在の各メーカーの提供する統合(総合)文書管理システムそのものが、機能面において、上記のような高い効率化と日本的ジレンマを克服するほどのレベルに達していないのではないかと考えるからである。
その意味で、上段で言う「統合(総合)文書管理システム」とは、将来において「あるべき」システムを指すのであって、現時点での各社の生のシステムを指している訳ではないのである。
一般的に統合(総合)文書管理システムがカバーすると考えられる事務範囲を、既に導入された官公庁自治体の機能要件書や計画書、メーカー各社の WEB サイトのカタログ情報から拾い出して以下に示す。 |