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2024年
5月

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編集室員論文

文書管理通信について

○トップ＞合併実施市町村対象・文書管理アンケート（結果）

本文は、アンケートの項目順に、集計した結果を掲載しています。
記述式の回答および選択式回答でのその他記入欄については、表現上の差異があっても、同一内容と見受けられるものもしくは選択肢に当てはまると判断されるものは、該当項目に集計しました。

Ｑ１

合併時の文書管理における統合作業（＊１）について、国や県からの通達、指導などはありましたか。当てはまるもの１つをお選びください。また、有った場合には、□内にどこからどのような指導があったのかご記入ください。
□ 有り □ なし

	「有り」（※１）
	・	（総務省または県より）合併に伴う歴史的価値のある公文書の散逸、廃棄の防止、適切な取扱いについての通知。　　　　（３０件）　　※２
	・	公文書館より、歴史的価値のある公文書について安易に廃棄処分としないよう取扱いについての通達、指導があった。（４件）
	・	北海道立文書館が主催する「文書等保存利用機関・団体等職員研修会」。また同館が作成した「市町村合併時における歴史資料として重要な公文書等保存のためのガイド」。
	・	県主催の研修会の項目としては取り上げられました。また国や県ではありませんが、関係協議会から声明が送付されました。
	・	岡山県文化財保護協会より「市町村合併に伴う公文書等の保存に関するお願い」の通知文がありました。
	・	広島県市町村公文書等保存活用連絡協議会から合併に伴う旧自治体保存の公文書について大量廃棄等しないよう要請あり。
	・	その他　（３件）
	・	記載なし（４件）

「その他」

・

わからない。

※１…	「なし」と御回答し、但書などで記述していただいた場合は「有り」として集計してあります。
※２…	このうち、総務省から県を通じて各市町村へ「市町村合併時における公文書等の保存について（要請）」（平成１３年）や「市町村合併時における公文書等の保存の適正化について」（平成１７年）の通知があったことを明記していたものは、１３件。

Ｑ２

合併前に、合併協議会や専門部会など合併協議全体からみた文書管理の統合作業についてお聞きします。
文書管理以外の分野での事務統合と較べて、優先的に検討されたと思いますか。当てはまるもの１つをお選びください。
□ 基幹系コンピューターシステムの統合等と同様の最優先課題として検討された
□ 最優先課題ではなかったが、全体的に優先度の高い課題であった
□ 全体的に優先度の低い課題であった
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「Ｄ．その他」

・	通常の協議事項と同等であった。　　（４件）
・	比較することはできない。わからない。（４件）
・	電子的文書管理システムの導入を検討したため、他事務より時間をかけて検討した。
・	２町で合併したが、両担当ともに経験が少なく、深くつめることができなかった。
・	合併前から編入先団体に準じた管理をしていた。
・	先進に行っていた文書管理事務に決定した。
・	本市の場合編入による方式のため、母体となる市の文書管理方式への統合が原則であったため、比較的スムーズに統合が完了した。

Ｑ３

合併を構成した旧団体各々では、文書管理の統合作業の必要性についてその捉え方に温度差がありましたか。当てはまるもの１つをお選びください。
□ あった
□ なかった
□ どちらとも言えない

「その他」

・

わからない。

Ｑ４

合併後の新団体（＊２）においては、より良い文書管理体制の構築の重要性について、次の区分に属する方達がどのように感じていると思われますか。区分ごとに当てはまるもの１つをお選びください。
「首長、助役」………… □ 重要視している　□ 重要視していない　□ どちらとも言えない
「文書管理主管課」……□ 重要視している　□ 重要視していない　□ どちらとも言えない
「一般職員」……………□ 重要視している　□ 重要視していない　□ どちらとも言えない

Ｑ５

文書管理における統合作業として次に挙げる項目について、ルール、手順の統一化（統合）及びこのルール、手順を実際に文書管理事務に適用（実施）されたかを教えてください。
（仮に合併前の構成団体全てが下のいずれかの項目において、同じルール、手順を適用していた場合であっても、合併時に１つの団体としてのルールに定められるのであって、このケースでは下表のルール、手順の統合、実施行の２つの欄にチェックマークが入れられることとなります。）

（「ルール、手順の統合(*a)」のみにチェックされた場合は、上の表では「ルール、手順の統合のみ(*A)」として集計し、合わせて「決定ルール、手順の実施行(*b)」の２つともにチェック、もしくは「決定ルール、手順の実施行」のみにチェックされた場合は、「決定ルール、手順の実施行まで(*B)」として集計してあります。
上の表でいう「ルール、手順の統合のみ」とは、ルール、手順について取り決めたのみというケースです。「決定ルール、手順の実施行まで」とは、その取り決めたルールに沿って実際に行われている場合のケースとなります。）

「⑨その他」

・	旧町の文書検索における目録などの整備（両方ともチェックなし）

「わからない」というご回答が１団体ありました。

◆

本質問の「⑥保存文書の管理場所」の統合とは、合併前までそれぞれの旧庁舎内で設けられていた書庫などの保存場所を、合併後に文書を移動させ保存場所を一つにすることを指しているわけではなく、合併後にどこの場所で保存文書を管理するかについてのルールを新団体として検討し、旧団体分も含めて、同じルールで統合することをいいます。よって、結果的には保存文書の管理場所が合併前と特に変わりない状態であっても、新団体としてのルールが一つに統合しその状態を成していれば実施行されたものと判断します。この質問は、合併時の多忙な中では、保存文書の管理場所が明確に定められず、文書が散逸するなどの危険性があるのではないかと考えたことが背景にはあります。他の質問から推測するに、この質問を保存場所というスペースの点についてきいているものと判断された団体がいくつか見受けられました。
質問への説明が不十分であったこと、深くお詫び申し上げます。

Q5-2

Ｑ５の①～⑨の中で、優先的に検討されかつ実施された項目とそうでない項目があったかと推測しますが、その相違が生じた理由は何であったのか教えてください。（複数回答可）
□ 時間に制約があり、合併直後から必要と考えられるものを優先したため
□ 情報公開請求に対応するために必要な整備を優先したため
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「Ｃ．その他」

・	優先度に特に相違はなかった。（８件）
・	文書管理システム（電子化）導入のための整備が優先されざるを得なかったこと。
・	例規に記載されるものについて検討したため。
・	新庁舎の建設が別で予定されており、この建設の完成に合わせ、文書のルール統一を再整備する予定のため。
・	旧団体のファイリングシステムの違い。
・	分庁方式のため書庫に制限が生じた。
・	体制整備が必要だったため。
・	ルール、手順について現在検討中。
・	わからない。
・	その他（３件）

Q5-3

Ｑ５の①～⑧の項目の中で合併後の現在においても、実施されていない項目があるとき、その理由について教えてください。[　　]内にはその理由に該当するＱ５の①～⑧の番号を記入してください。（複数回答可）
□ 必要性を感じない…[ 　　　]
□ 必要性は感じているが、コスト的な問題があるため…[ 　　　]
□ 必要性は感じているが、実施するための作業要員の確保が難しいため…[ 　　　]
□ その他①（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）…[ 　　　]
□ その他②（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）…[ 　　　]

Ｑ６

合併前に各団体ごとで管理されていた保存文書（＊３）は合併後どこで管理されるようになりましたか。当てはまるもの１つをお選びください。 □ 新団体の本庁が管轄する書庫（文書館、図書館、公民館など含む）へ全て移管 □ 新団体の本庁が管轄する書庫へ一部の文書を移管し、その他は従前のまま保存＊この項をチェックされた場合は、「移管された文書の基準」について□内にご記入ください。

□ 旧団体ごとに従前のまま保存 □ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「Ｂ．新団体の本庁が管轄する書庫へ一部の文書を移管し、その他は従前のまま保存」
のときの「移管された基準」

・	各担当課の判断による。（１１件）
・	（業務が本庁に統合された部署において）参照頻度の高い文書について移管。（６件）
・	新団体における事務分掌に合わせて（課の移動等に伴い）移管。（３７件）
・	過去３年分の文書を移管し、それ以前の文書については必要に応じて移管。（２件）
・	永年保存文書等の重要文書、取り急ぎ必要な文書は移管。
・	本庁が管轄する書庫が手狭なため、一部従前のまま保存。
・	特に基準なし（２件）
・	その他　　　　（４件）
・	記載なし　　（２２件）

「Ｄ．その他」

・	新団体が管轄する書庫への移管作業中。
・	スペースに余裕のある支所へ一部の文書を移管。（２件）

※１…	当質問では、現年度文書ではなく、既に完結し保存年限が起算されている保存文書で、そのうち１年保存の文書を除いた、３年、５年、１０年、永年といったような保存年限を有する文書について対象としていましたが（アンケートの実施要領に説明文記載）、選択式回答欄のＢ（一部移管）またはＤ（その他）を選択された団体の「移管された文書の基準」またはＤ（その他）の内容を集計、分析した結果、そのうち２２件分については、保存文書ではなく現用（常用）文書や前年度文書の移動のみがなされていたものと判断し、Ｃ（従前のまま）の回答として集計致しました。

◆	当質問文および選択式回答欄から、「保存文書を本庁の書庫へ物理的に移動した」という場合と「物理的な文書の移動はないが、保存文書の管理が本庁に移った」という場合の２パターンの回答が１つの選択式回答欄から導き出せてしまうという設問時の注釈ミスがあることがわかりました。今回頂いた回答を分析すると、その多くは前者の物理的な移動の有無についてお答え頂いているものと推測されます。また設問上、本庁方式や分庁方式、総合支所方式といった合併方式への配慮が十分でなかったため、回答に混乱を来たしたこと、お詫び申し上げます。

Ｑ７

合併後、文書管理主管課など、合併後の文書管理を行っている部署または職員はどのように配置されていますか。当てはまるもの１つをお選びください。
□ 本庁舎に集中配置
□ 本庁舎と各支所ごとに分散配置
□ その他（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）

「Ｃ．その他」

・	基本的に原課で対応。（２件）
・	文書管理主管課は本庁舎のみであるが、合併前の文書担当が各総合支所にいるため、組織は違うが協力体制をとっている。
・	支所に配置。
・	本庁舎と隣接する庁舎に分散配置。
・	現在検討中。