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文書管理通信第9号

第9号は埼玉県の文書管理についての特集です。埼玉県では昭和58年公文書センターが埼玉県立文書館の中に設置され情報公開制度が実施されました。県レベルでは神奈川県に次いで2位でした。また、埼玉県では迅速で正確な文書の検索を行うためコンピュータによる行政情報検索システムを構築、採用しています。起案が決裁された時点で入力票がセンターに提出され(一週間で7000枚程度)、それを職員が一週間かけて点検し、その後一週間で外部業者に委託して入力しています。つまり決裁から二週間でデータの入力が完成するということです。
埼玉県立文書館は昭和58年に独立の館舎が建設されました。利用できる資料は、古文書、行政文書、歴史資料、マイクロフィルム・複写本、地図資料、図書、刊行物です。
行政文書は、永年保存のものは11年目以降に文書館に行政文書として管理委任されます。保存期間を過ぎ、廃棄の決定がなされたものは、規程に従って分別され、歴史的資料や行政文書として文書館に移管されます。(文章にすればわずかですが、分別等実際の作業は途方もない労力と時間が必要と思われます。)

文書管理、情報公開の仕事は、役場のHPを見ても表だって見える仕事ではありません。利用者にとって、情報公開で対象の文書が迅速に検索、閲覧できるのは当然で、感謝されるようなこともないのかもしれませんが、実は、役場のすべての課にかかわる大事な手間のかかる業務だということがわかりました。手軽に検索できることのその裏側にある努力に敬意を表したいと思います。

 

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文書管理通信第10号

この号で取り上げているのは、藤沢市の文書館です。藤沢市文書館の高野修館長は自ら藤沢市文書館の設立に立ち会われ、のち館長に就任されました。また、全国歴史資料保存利用機関連絡協議会の運営委員長をつとめられている司史料保存の権威です。
藤沢市の文書館は昭和49年で市町村レベルでは全国で最も早い設立でした。市政30周年を記念した市史編纂事業をきっかけとして、設立された文書館の役割は、1.行政の記録を残す。1.古文書等地域記録資料の保存継承をはかる。1.藤沢市の歴史を知るための事業 1.歴史、行政情報の提供となっています。
そのなかで、1.行政記録を残す役割について、特筆すべきは、起案の翌年原課で保管された文書は文書課ではなく文書館に引き継がれ、文書館によって保存、管理されるということです。この管理が徹底しているため、藤沢市では対象の保存文書の検索に1分とかからない(早い!)そうです。
文書の保存については、紙の保存に留意しつつも紙が消滅してしまった場合の対策として文書のマイクロ化をすすめています。これまで、多くの古文書をマイクロ化してきましたが、今は1940〜1955年の永年保存文書をマイクロ化しています。
藤沢市文書館は、保存文書の管理だけで3人を配置しています。それは、いかに藤沢市文書館が公文書を重要視しているかのあらわれでしょう。
藤沢市が保存文書の管理を文書館に任せたのは市にとっても文書館にとってもまた、市民にとってもまことに合理的な選択といえます。

文書管理用語定義集(第3回)は、ファイル、ファイリング、ファイリングシステム、文書管理、文書管理システム、保管文書、保存文書について、定義しています。

“紙”について考える(第4回)
紙の劣化は白色度の低下と強度の低下ですが、今回は強度の劣化について説明しています。

酸性紙の劣化は、硫酸アルミニウムによる、酸加水分解だけではなく、硫酸の脱水作用によるとされています。

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