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文書管理通信第15号

第15号の特集は「情報公開に向けて文書管理改善 御殿場市」です。
御殿場市の文書管理は昭和42年に分散管理方式から集中管理システムに、簿冊方式からバーチカルファイル方式に切り替えられました。しかしその後、増加する人口、職員数、文書にシステムが対応できなくなっていったのです。
御殿場市では、平成8年4月の情報公開実施に向けて平成5年4月2日に担当部課を決定し、準備に着手しました。この準備は、制度化(検討委員会)、文書管理(原課・総務課)、職員研修(総務課・職員課)の3つの柱によって進められています。
まず、文書管理実態調査が行われました。その調査結果は、平成5年度文書管理改善実施計画に反映されました。各課は文書管理改善計画書を総務課に提出し、文書改善を行いました。そしてその改善結果は文書管理改善完了報告書として、総務課に報告されました。総務課はこの完了報告書をもとに全課の文書管理改善実施状況の確認を行ったのです。
御殿場市の文書管理改善の流れの特徴的な部分はボトムアップ方式と追跡方式にあると考えられます。ファイリングシステムの導入、改善はトップダウン方式が多いなかで御殿場市のこの方法はユニークな試みであると言えます。
平成6年4月に行われた引継は総務課職員がすべての文書を確認し、保存方法を統一するという徹底したものでした。
最後に杉山課長のインタビューでは、ファイリングシステムを継続する手だてとして、文書管理担当職員の強化、引継の徹底、毎年秋に文書整理週間を設けることを挙げていました。また、今後の見通しとして、文書事務の決裁のあり方等の規定を見直すこと、文書の作成時点から、その文書が市民との共同財産であるという意識が求められているのではないかと考えているとのことです。

続いては、記録史料の保存を考える会 月例会「マイクロ受注の現場から」開催です。
平成6年5月21日、品川区荏原第4区民集会所会議室において開催されました。元国会図書館の宇賀正一氏(現「月刊IM」編集委員)をコーディネーターに迎え日本マイクロ写真株式会社の島野元彌氏、国際マイクロ写真工業社の森松義喬氏の報告が行われました。
島野氏の報告では、「保存中のフィルムに見られた変化」について、森松氏の報告では、適正保存環境外にあった35oフィルムに対するケアについて詳しく述べています。
今回のセミナーは、作成、受注段階からマイクロフィルムの保存を考えるという点で貴重な機会であったと言えます。

連載・文書管理用語定義集(第8回)では、「電子ファイル」「マイクロファイル(マイクロファイリングシステム)」「光ファイル(光ディスクファイリングシステム)」「磁気ファイル(磁気ファイリングシステム)」について定義しています。
電子ファイルの種類の中に、マイクロファイル、光ファイル、磁気ファイルがあります。
光ファイルの種類の中に、ROM型、追記型、書き換え可能型があります。

連載・“紙”を考える(第8回)は第7回に続き、保存性に優れた紙(2)です。アメリカのASTM規格では数百年の保存に耐え得る紙、印刷された図書館の資料のためのパフォーマンス規格(ANSI)、国際標準化機構(ISO)では信用にたる用紙の規格を定めています。また、イギリスのRoyal Arts委員会は紙の永久保存書籍用紙の標準規格を定めています。
しかし現在日本においてこれらの国際的な基準をすべてクリアしている紙は極めて少数であり、一般的にはほとんど知られていません。
日本での規格はどうなっているのでしょうか。

 

 

 

 

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文書管理通信第16号

「特集 公文書の歴史的・文化的価値 選別基準を考える」はファイリングシステムによる公文書の廃棄と歴史資料としての保存をテーマにしています。
ファイリングシステムとはある意味において文書の廃棄システムです。各自治体のファイリングシステムは公文書の行政的価値を中心に構築されています。
しかし、現在、公文書のもつ歴史的、文化的価値を無視するわけにはいきません。
昭和62年12月15日「公文書館法」が公布され翌6月1日に施行されました。更に、昭和63年6月1日付で「公文書館法の施行についての通達」が出され、「有限保存文書のなかにも歴史資料として重要なものが存在する」という見解が示されました。
古い文書の歴史資料としての価値は大方の理解の及ぶところです。それらと全く同様の価値を有する文書が日々発し、廃棄されている公文書のなかにも存在するのです。
ファイリング先進国といわれるアメリカにおいては1年を経過した公文書はレコードセンターに移されます。公文書はここで保存期間を決定され、期限まで保存されます。保存期間が経過した公文書は、歴史的、文化的価値の有無を判断され、価値を認められた文書は更に文書館に保存されます。
現在、文書館を持たない各自治体では、公文書の歴史的、文化的価値を明らかにできないという理由で、永久保存文書以外の公文書は保存期間のきれた時点で廃棄されるケースが多く発生しています。今後も歴史資料を含む有限保存文書を廃棄し続けることには問題があります。しかし、日々発生する文書をすべて保存しておくことは不可能です。そこで、保存期間がきれた有期限保存文書の中から歴史的価値、文化的価値を有する歴史資料を選別する基準が求められるのです。
公文書館を持つ例として、山口県文書館の選別収集作業についての規定(1990年4月修正)、文書館を持たない県の例として静岡県の歴史的文書の選別収集基準(平成6年改訂版)が掲載されています。また、最も詳細な藤沢市文書館の行政文書受入収集基準表が掲載されています。これは藤沢市文書館が原課と打合せをして3年間かけて作成したものです。
藤沢市文書館のものは、行政組織ごとに細分化されているため、選別がより容易にできるように思えます。

連載・文書管理用語定義集と“紙”問題を考えるはお休みです。

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