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文書管理通信第13号

今回の特集は「コンピュータを使用した新たなファイリングシステム 広島市」です。
広島市では、昭和38年からバーチカル・ファイル法による文書管理システムを構築し、昭和45年にマイクロフィルムシステムを構築した後、昭和47年に割付法による文書分類表を作成しました。その後、昭和58年にバーチカルファイル法以外の保管用具の併用、活用を認めた「新文書管理システム」を構築しました。広島市では、この「新文書管理システム」を土台にコンピュータを利用した「試行文書管理システム」を構築しました。思えば我が家に初めてパソコンがやってきたのは平成10年頃でした。昭和58年の時点で、コンピュータを利用したシステムの構築を考えたのはすごいことだと思います。
平成3年広島市では、試行的な文書管理システムを自主開発することを決定し、翌平成4年10月、21のモデル課を対象に「試行文書管理システム」をスタートさせました。
広島市の試行文書管理システムは、文書を作成する段階からコンピュータを利用し、文書作成がそのまま索引データの作成になっているという点で特徴的です。
余談ですが、ここには「試行文書管理システム」の操作方法が載っています。その中で「SKIP」キーと「BSKIP」キーという記載がありますが、現在のPCでは見つかりません。どなたかご存知の方がいれば教えてください。
最後にこの試行文書管理システムの今後の課題として、すべての職員が使いこなせるシステムが必要であることと、端末装置の整備であると述べています。広島市ではこの2点についてもシステムの試行期間を1年延長し、システムの充実と全庁的なシステムの開発を行う予定であるとしています。
文書管理用語定義集(第6回)は「連載“紙”問題を考える」で述べられている紙に関係する語彙について定義しています。「酸性紙」「中性紙」「再生紙」「サイジング」「填料」
です。
連載“紙”問題を考える(第7回)は紙の劣化原因のうち物理的原因、生物的原因を説明し、それらを防止するために必要なものは、保存性に優れた紙を使用することだとしています。「紙魚(シミ)」という言葉を調べてみたら、三省堂大辞林では「シミ目シミ科の昆虫の総称 体長10o」とありました。虫のことだったのですね。ダニのことだとおもっていましたので驚きました。
ちょっとお時間いいですか?で、紹介されている『「超」整理法』野口悠紀雄(1993.11.25中公新書)は最近流行の断捨離とは違うのでしょうか。読んでみたくなりますね。

 

 

 

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文書管理通信第14号

第14号の特集は、マイクロフィルムの劣化です。私は、酸性紙問題については多少の知識がありましたが、マイクロフィルムが劣化するということは全くの初耳でした。
文書の問題に限って言えば、酸性紙の対策として行われたマイクロフィルムによる保存が50年も立たないうちに劣化をするという事実は、関係者に多大な衝撃を与えたのではないでしょうか。
記事はフィルムベースの変遷という題で始まっています。1889年にコダックによって開発されたニトロセルロースフィルムは1950年代に開発されたセルロースアセテートベースフィルムにとって代わられました。ニトロセルロースフィルムが、可燃性であったためです。現在一部で劣化問題を引き起こしているのは、セルロースアセテートベースフィルムです。現在は、ほとんどのフィルムがポリエステルフィルムベースに切り替えられています。
セルロースアセテートベースフィルムは、高温、高湿度で密封(密閉)保存した場合、30年前後で劣化が起こる可能性があります。この劣化はセルロースの加水分解が主な原因のひとつです。酢酸が発生するため、酸っぱい臭いがしてきます。さらに劣化が進むと粘稠やワカメ状変形、固まり(ブロッキング)の状態になります。
次にマイクロフィルムを劣化させない対処法が記載されています。基本は「湿度を下げ一定に保つこと」「温度をさげ一定に保つこと」「酢酸が発生していれば、酢酸の除去」です。
今後の保存媒体としては、期待寿命500年と言われるポリエステルフィルムベースフィルムがありますが、実際に500年たたなければ本当に500年保存可能かは不明です。また、他の保存媒体として、磁気テープ、磁気ディスク、光ディスクがあります。これらも、適切に保存して20年から30年と言われています。
忘れてはならないのが、永遠に保存が可能なものなど存在しないということ、複製をつくることが可能な時期を逸してはならないということです。

連載・文書管理用語定義集(第7回)は、マイクロフィルムに関係する用語の定義です。「ニトロセルロース」「酢酸セルロース=(セルロースアセテート)」「ポリエチレンテレフタレート」「可塑剤」「セルロース=(繊維素)」について定義しています。マイクロフィルムの原材料が「セルロース」だったというのが驚きです。

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