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文書管理通信第25号

特集は、前回に引き続き新潟県です。前回は新潟県立文書館の本多陽子氏の論文を掲載いたしました。今回は、新潟県総務部文書私学課文書係青木正明副参事、行政情報室森山良一副参事に伺ったお話をもとにまとめたものです。
新潟県がファイリングシステムの導入を開始してから約25年が経過しました。この間、常にシステムが順調に機能してきたわけではありません。
情報公開、文書のA判化、平成4年4月の新潟県立文書館の設置などにより、文書管理をとりまく状況の変化がありました。新潟県のファイリングシステムは、手直しや対策を講じられ、崩壊せずに25年間維持され続けています。
情報公開、文書のA判化、平成4年4月の新潟県立文書館の設置などにより、その一端として、平成6年4月からコンピュータによる支援システム「文書整理及び保存業務管理システム」を試行中です。システムが受け持つ処理は、毎年度のファイル基準表の作成、ファイリングシステムで使用するガイドラベル、個別フォルダーラベルの印刷、文書保存(引継ぎ)台帳の作成、移替え処理後の過年度ファイル基準表の作成の4点です。このシステムによってファイリングシステムの属性である「煩わしさ」を象徴する「手書き作業」という手間が省けることによって、ファイリングシステムの維持にも大きく貢献すると考えられます。
現在、新潟県は平成6年に制定された「「文書事務改善推進要綱」をもとに文書事務の改善に取り組んでいます。今後の課題は、コンピュータによる支援システムをどの様なかたちで文書管理全般の中に位置付けていくかということでしょう。これは文書の発生段階から廃棄段階までのコンピュータ導入というテーマの序章となろうと記事はしめています。

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文書管理通信第26号

第26号の特集記事は、尼崎市立地域研究史料館白石健二氏による「阪神・淡路大震災に記録とその保存−『忘れてはならない震災の光景』によせて−」です。
白石健二氏は、震災から2か月余経過した1995年4月1日から10回、居住地である奈良県生駒郡平群町で『忘れてはならない震災の光景』を発行されました。被災した尼崎市と奈良県との震災についての意識の差を痛烈に感じたからだと述べています。
この記事は、震災等の大規模災害の際の文書の記録と保存について、『忘れてはならない震災の光景』の抜粋で構成されています。
震災以降様々な立場で様々なメディアを通して記録は増え続けています。「震災の教訓を活かすため記録を残そう」等の意識からだといえるでしょう。その中で、これらの記録を後世に残そうという動きが出てくるのは自然な流れとも言えます。史料保存施設、図書館、行政、民間団体、ボランティア等多くの動きがあります。
これに対し、日本では行政文書・資料を歴史資料として保存し公開するといった意識が低く、当然これらを収集・整理・保存・公開している施設も少ない、」としています。
被災地で今後取り組むべき、震災記録の収集・保存は現実にはほとんど未開拓の分野といっていい。これを推し進めるにはかなりの困難を伴うが、震災から真に教訓を後世に伝えるためにも今動く時期だろう、と述べています。
『忘れてはならない震災の光景』は、震災当時の状況が詳しく伝わってきます。なかでも<1>平成7年1月17日午前5時46分という記事は地震当時の筆者の体験した情況が生々しく語られています。その他、震災当時の焼け跡の写真、駅の貼紙等の写真が掲載されています。
地震の多い静岡県に住んでいる私は、改めて阪神・淡路大震災で被災された皆様の貴重な経験を、教訓としていきたいと思いました。

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