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文書管理通信第23号

特集は、阪神・淡路大震災による文書被害U−神戸市−です。
前々号(1994年7-8号)において、5月に取材した阪神・淡路大震災の文書被害の状況について特集しました。今回は、8月に取材した内容を記事にしました。お話を伺ったのは、神戸市水道局、下水道局、総務局です。
神戸市庁舎の被害は、水道局、下水道局のある2号館で発生しました。2号館6階が押しつぶされ、8階建ての建物があたかも7階建てのようになってしまいました。
神戸市水道局はこの押しつぶされた2号館6階にあり、一切の文書を運び出すことができませんでした。しかし、使用していたマッピングシステムでは各出先出張所と同じデータを持っていたこと、図面も各出先事務所が管理していたことによってデータが失われるということはなく、混乱もほとんどありませんでした。
下水道局は2号館5階にありました。地震当初は文書等を運び出すことはできませんでしたが、縮小版の台帳を各々の出先事務所が保管していました。また、台帳のマイクロフィルムは本庁で保管されていました。
総務局は1号館にあったため被害はありませんでした。
地震等の災害が起きてからどう動くかということはもちろん重要ですが、それ以上に、事前になにをしてあったかが重要です。
注目されるのが、コンピュータデータを含めた文書の二重保管です。コンピュータデータのバックアップ及び二重保管は比較的整備されていますが、文書(紙)の二重保管についてはまだまだ認識が低いです。また、オリジナルとコピーの保管場所も理想は80q以上離れた場所で保管するのが望ましいと述べています。
前々号(1994年7-8号)にも述べました、兵庫県内19市の文書主管課を対象に実施したアンケート結果が掲載されています。回答を見ますと文書に関する被害がないように見えますが、19市のうち8市からのみの回答ですので、全体での被害の実態を反映しているのかは不明です。

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文書管理通信第24号

特集は、新潟県のファイリングシステム−その導入と維持管理の記録−本多陽子 です。
本多陽子氏は新潟県立文書館の立場で、公文書整理の「出所の原則」「原秩序尊重の原則」を念頭に置きつつ、新潟県のファイリングシステムについて、その導入および維持・管理の概要を記録として残し、将来の公文書整理の一助とすることを目的としたものです。
新潟県では昭和45年度から52年度にかけて、ファイリングシステムの導入を全庁的に行いました。ファイリングシステムの導入はそれまでの「とじこみ式(簿冊)」による文書整理から基本的には文書を綴らない「フォルダー方式」への移行という形態上の変化のみならず、文書の発生から廃棄までを一貫して管理するという制度上の大きな改革でした。
システムの導入にあたっては、「上からの押しつけではなく職員一人一人が作り上げていくシステムであることを理解してもらうこと。また、未知なるものへの不安を取り除くことが仕事であった。」と当時文書課長だった宮崎氏は述懐されました。文書広報課は昭和46年度の成果を1 不要文書廃棄の徹底 2 執務環境の著しい改善 3 文書管理体制の確立(文書の私物化の排除)4 事務改善意欲の向上としています。
ファイリングシステムはすでに25年を経過しようとし、当初のシステムと比較してみると処々に手直しが加えられています。文書の分類については平成6年にツミアゲ方式に一部ワリツケ方式を組み合わせて運用することになりました。保存年限とその起算方法も改正が加えられています。また、OA化の推進とともにパーソナル・コンピュータによるファイリングシステムの支援システムが作成されていることも大きな変化です。

平成6年2月「文書事務改善推進要綱」が定められ、行政文書のA判化、敬称の変更をはじめとする文書事務改善が実施されています。今後とも、この文書改善については、全体の推移を注視してゆく必要があるでしょう。

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