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文書管理通信第35号

今号と次号の特集は「複製物を作成した永年保存文書は廃棄可能か?」というテーマで実施したアンケートの結果報告です。実施期間は1997年9月です。対象者は、文書担当職員、史料保存関係職員、その他で合計96人から回答を得ました。
アンケートの内容は、
質問1 複製物を作成した永年保存文書は廃棄可能であるとお考えですか。
回答A たとえ法的に原本となり得る複製物を作製したとしても、またいかなる手だてを講じたとしてもオリジナルである紙文書は廃棄してはならない。
回答B ある条件(原文書の内容、原文書の作成時期、文書管理規程に対する適合性、複製物の保存性・再現性等)のもと複製物が作製されたオリジナルの紙文書は廃棄可能なものもある。
質問2-1 質問1でAとご回答の方
複製物では補うことが出来ず、廃棄することによって消滅させるべきではないオリジナルの価値とは何かできるだけ具体的にお教えください。
質問2-2 質問1でBとご回答の方
複製物を作製し、原本を廃棄できる場合の条件(文書の内容、文書の作成時期、文書管理規程に対する適合性、複製物の保存性・再現性、複製媒体等)及び理由をできるだけ具体的にお教えください。
今号では、このアンケートにお答えいただきました文書担当職員の方のご回答を収載しています。
今回のアンケートは永年保存文書の複製物と原本の廃棄についての個人的見解をうかがったものですから、実際に行なっている文書管理とは関係ありません。

インフォメーションでは「文書館の建設に向けて 小山市」について、紹介しています。
本誌1995年9-10月号で紹介しました小山市の市民団体「小山市に文書館設置を求める会」から平成9年5月28日付で「『小山市立文書館』建設についての陳情書」が提出されました。小山市議会本会議ではこれを「全会一致」で採択しました。記事では陳情書全文を掲載しています。
「小山市に文書館設置を求める会」は市民が中心となって結成されたもので、その発端は平成8年7月から始まった文書館設立へ向けての署名運動でした。この署名運動は平成9年5月には7000人に及んでいます。
平成19年に小山市文書館は完成しました。小山文書館のHPでは富士見十三州全図(天保14年)という地図が閲覧できます。伊豆、駿河、遠江も載っています。興味のある方はご覧ください。

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文書管理通信第36号

前号に引続き「複製物を作製した永年保存文書は廃棄可能か?」―アンケート結果報告U―です。今号は、史料保存に関わる方々のご回答を紹介します。「史料保存に関わる方々」とは、史料保存機関(文書館等)職員、市町村史編纂担当職員の方々等です。また、文書管理あるいは史料保存について専門に研究されていらっしゃる方々、あるいはOBの方々からのご回答も併せて紹介しています。 アンケートの結果をもとに、永年保存文書の現状をみてみると、@多くの自治体が「永年保存」という文書の保存期限を設けている。A永年保存文書は毎年確実に発生している。B永年保存文書の全てを現物で保存していく為には保存スペースの確保が絶対条件となる。という点が確認できます。現在紙として発生している公文書の多くが将来的には、発生段階から電子情報記録におきかわる可能性が高く、保存スペースの問題や、歴鋭的・文化的価値を有する公文書の選別の問題も解決してしまう可能性があります。しかし、そのような状況が何年後に訪れるかは確定できません。 複製物を作製してオリジナルの紙文書を廃棄しようとした場合、法律、条例、規程、規則等の問題を除けば主に問題となるのは、@オリジナルの情報をすべて正確に複製できない可能性がある。Aオリジナルの素材、形態等の情報が失われる、ということです。今日の技術でそれらが可能となっているのでしょうか。 文字・図・絵等の情報が正確に複製されると仮定した場合には、書庫に保存されている永年保存文書が、すべて@将来に伝えるべき素材・形態等の情報をもっているか。A永年保存文書としての指定は正しいのか。B永年保存文書はすべて歴史的・文化的価値を有しているか、という点が問題となってきます。 しかしながら、Aの保存期間の指定についても、Bの歴史的・文化的価値を有するかどうかの判断についても、明確な基準がない状態です。そして、それぞれの担当者が判断に迷っている現実の中で、100%適切に行なっているとは考えにくいのです。 歴史的文書の判断には、文書館の存在が必要ですが、まだ文書館を整備していない多くの自治体に対してどんな現実的な提案ができるのでしょうか。 今回のアンケートは自治体の職員の方々に対して行なったものですが、実際に史料を利用している市民の声もきくべではというご指摘がありました。機会を改めて実現したいと記事では述べています。

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