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文書管理通信第37号

第37号の特集は「いま地方自治体のファイリングシステムに何がもとめられているのか?」です。
今号では、地方自治体の文書管理を取り巻く状況の急激な変化に注目し、地方自治体の文書管理、特にファイリングシステムに何が求められているのかを明らかにしていきます。
公文書館法(昭和62.12.9)、行政手続法改正(平成6.10.1)、情報公開法要綱案(平成8年11月)、行政情報化推進基本計画の改定(平成9.12.20)はいずれも地方自治体の文書管理と密接に関わるものです。また、各地方自治体は2000年あるいは2001年をめどに様々な施策を計画しており、それらの多くが文書管理と無縁ではあり得ません。特に、加速しつつある情報の電子化、OA化については適切な紙文書管理の前提なくしては困難です。
町村部では、文書管理に専任の職員をおいている組織はまれで、この専任の文書担当職員を確保することがファイリングシステムの構築及び維持には必要です。
ファイリングシステムを簡単にいえば文書をいかに分離し、どういうかたちでどこに置くのかを組織として明確にルール化し、検索手段を確保することによって誰でも迅速に探し出せる機構のことです。
ファイリングシステムは各地方自治体が各々の実情に併せて一つ一つのルールを選択していくことによってつくりあげていくものです。その結果として構築されるファイリングシステムは今日においては、以下の要件を満たすものでなければならないのです。
@情報管理の一環として位置づけであり、将来的には、紙文書以外の媒体をも対象に含み得るシステムであること。
A単なる文書廃棄システムではなく、歴史資料の保存も念頭においた文書の流れを確保していること。
「文書にはじまり文書に終わる」といわれる行政事務にとって「公文書」とは何か」そして「その公文書を如何に管理していくのか」がいま、改めて問われているのです。

ちょっとお時間いいですか?では、バチカン(ローマ法王庁)が16世紀以来の異端裁判所の審理に関する資料を公開するという記事について書かれています。世界は情報公開へ向けて急速に進んでいたようです。

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文書管理通信第38号

第38号の特集は「文書管理関連書籍紹介」です。今回は、12冊の書籍をそれぞれ1ページずつ目次、内容の紹介文を掲載しています。
1.野口輝文著『地方自治体お新しい文書管理法 OA時代のやさしいファイリングシステム』自治日報社
2.門脇百合子編著『はじめて学ぶ文書管理 レコード・マネジメント入門』ミネルヴァ書房
3.岩谷伸二著『地方自治体のためのファイリングシステム―正しい実戦とやさしい導入方法―』小学館
4.廣田傳一郎著『自治体ファイリングシステム―情報公開対応マニュアル―』ぎょうせい
5.杉浦允 松村雅生 松田綱児共著『情報公開と文書管理』ぎょうせい
6.情報公開研究所介著『情報公開制度のポイント―情報公開法要綱案・その論点―』ぎょうせい
7.抜山勇 作山宗久共著『文書管理と法務―アカウンタビリティへの対応』ぎょうせい
8.高橋実著『自治体史編纂と史料保存』岩田書院
9.高野修著『岩田書店ブックレット2 日本の文書館』岩田書店
10.全国歴史資料保存利用機関連絡協議会近畿部会「阪神・淡路大震災にかかわる史料保存活動の記録」編集委員会編『阪神・淡路大震災にかかわる史料保存活動の記録―その時何を考え、行動したのか―』全国歴史資料保存利用機関連絡協議会近畿部会
11.小川千代子編著『DJIエグゼクティブシリーズ2 文書館入門』国際資料研究所
12.全国歴史資料保存利用機関連絡協議会監修 編集代表小川千代子『文書館用語集』大阪大学出版会
私は、特に10番の阪神・淡路大震災における史料保存活動についての書籍が興味深いと思いました。大震災という不測の事態の中で、いったい何をすべきなのか、何ができるのか。何がどうやって起ったのか、本書に収められている記録はまさに生の証言です。
興味のある方は是非、ご一読ください。

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