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文書管理通信第55号

第55号の特集は「横須賀市公文書管理データベースシステム」です。
横須賀市は、情報化の推進に対して早い段から積極的に取り組んできており、その情報化の一環として、公文書管理データベースシステムの全庁的な運用を平成11年から開始しています。これは、パソコンで作成された電子文書はライフサイクルを通して電子文書として管理するものです。文書のライフサイクルとは、起案から決裁、廃棄にいたる行程をいいます。
横須賀市では、平成11年1月13日から2月5日にかけて、決裁方法の選択状況の調査を行ないました。調査状況によれば、電子決裁が68%、紙による決裁が32%となります。これに平成8年度分の発生量をあてはめて計算すると(詳しい計算方法は資料4-1〜4-5を参照して下さい。)、約142万枚の紙が節約され、約3000簿冊分のスペースを節約できるとしました。また、紙文書をコピーする紙代や、コピー、照会の作業や検索に要する時間の削減で人件費も削減でき、あわせて1億2千万円以上の節減を予想しています。
また、横須賀市では平成13年7月1日に現行の「公文書公開条例」に代って「情報公開条例」が施行される予定です。その中では、電子文書に対する対応や電子管理について、より明確な規定がなされています。
記事では、横須賀市公文書管理データベースシステムの電子決裁の操作手順が詳しく掲載されています。平成29年の現在でも、紙文書を原本として決裁等の作業を行っている自治体は多くあります。横須賀市は今ではどのようなシステムを使用しているのでしょうか。

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