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文書管理通信第53号

今回の特集は栃木県で開催された「情報公開と実践的管理」という文書管理セミナーです。平成12年10月18日に行なわれたセミナーで講師は記録・史料管理研究所代表の松本吉之助氏です。
松本氏は、現状の自治体の文書管理には4つの問題があると指摘しています。@多くの自治体は保存量の把握ができていない。A書庫が満杯である。B劣化、散逸が発生している。C自動検索ができない。です。
これらを解決するために、具体的には、長期保存文書について、マイクロフィルム化を行ない、併せて文書目録を作成することを提唱しています。
ただしマイクロフィルム化すればそれで良いというのではなく、従来の文書管理を、@実態を把握して、A劣化・散逸を防止し、B自動検索のできる文書管理に改善するためには、マクロフィルム化と同時に、文書の検索性を確保することが必要であるとしています。
本誌では松本氏の提唱するマイクロフィルム化の理由と方法を詳しく説明しています。

講演の最後に松本氏は、全国の自治体の実施事例、実施予定自治体の紹介を行ないました。
導入の方法としては、10年以上の長期計画で導入を行ない、その後も継続するという方法をとっている自治体が多いようです。ただ、中には、例えば対象とした永年保存文書の全てのマイクロフィルム化を3ヵ年計画で実施した自治体など短期間で導入を図る自治体もあるということです。また、実施を行なう自治体は大規模であるのが現状ですが、人口10万人以下の市町の事例も増えているとのことです。

講演が行われている間、参加者の方々が席を立つことなく熱心に聞いておられたそうです。文書管理の方法は各自治体の実状によって異なるといいます。従って、ある市や町の成功例がそのまま各々の自治体にあてはめて成功するかといえばそうでもないようです。そのため、各自治体の文書管理の関係者はこのようなセミナーに参加し、自分たちにあった方法を考え実施して行くための材料を得ているのだろうと思いました。

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文書管理通信第54号

第54号の特集は「松本市文書館」です。
松本市文書館は平成10年10月設置されました。この記事では、文書館の設立に直接結びついている市史編さん事業開始当時から関ってこられた小松芳郎館長と福島紀子氏にお話しを伺っています。
松本市文書館の業務は、(1)文書の収集・整理・保存 (2)文書の閲覧・複写(3)文書に関する調査及び研究 (4)文書に関する専門的な知識の普及及び啓発(5)資料集等の編さん及び刊行です。
記事では、平成12年度の松本市文書館講座計画は掲載されていますが、松本市文書館のHPでは、平成29年度にも文書館講座(松本地域の歴史を中心としています。)を11回予定しています。講師は小松芳郎氏です。
松本市文書館は市史編さん時の史料を保存する目的で設置されたため、行政文書の受け入れは、松本市と合併した旧町村の役場文書のみです。元々松本市であった地域の文書は多くが廃棄されてしまっていたため含まれていません。
松本市の文書管理規程によると永年保存とされる文書は行政的価値を失わずに、松本市文書館に移管されることはありません。さらに、これまでのところ、有期限文書についても、松本市の行政文書は移管されていません。つまり、松本市文書館は文書係と役割分担をし、松本市の行政文書に関しては文書係の担当となっていました。

しかし、平成13年度からは、有限保存文書の廃棄に文書館が立ち会うことになっています。そして廃棄文書の受け入れを明確にするための文書管理規程の改定を検討しようとしています。松本市文書館も、行政文書の保存に踏み出したと言えるのではないでしょうか。

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