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トップ 特集記事 > 4.1) 記録媒体の棲み分け

4.文書管理システムの将来への展望
1)記録媒体の棲み分け
 


「紙」、「電子」、「マイクロ」
がもつ媒体としての特徴をふまえ、文書の性質により各々の長所を生かした使い分けをして行きたいと考えています。
これからは文書の電子化率はますます上昇することが予想されますが、そうなればなおのこと電子データのアーカイブ化もあわせ対策しておく必要を感じています。

2)「電子決裁システム」の導入
 

現在、統合文書管理システムでは電子決裁システムを採用していませんが、これは近い将来には導入を検討する時期がやってくるものと思われます。
導入に際しては、クリアしなければならない課題が多くありますが、スキャナーの技術進歩やハンドリングソフトの購入など問題解決の糸口はありそうです。

3)「統合文書管理システム」と「保存文書管理システム」の相互連携
 

「統合文書管理システム」と「保存文書管理システム」の二つのシステムの間には、
登録されたデータの参照機能、引継ぎ機能、廃棄機能など共通の部分があります。
どちらのシステムも有効に使わせてもらっていますが、現段階では重複している部分も存在します。そこで今後は両システムの間でデータのやり取りができるようにする方向で解決して行こうと考えています。
両者ともWeb対応ソフトですし、「文継」側ではCSV等の形で統合文書管理システム側の書誌データが吐き出されればこれを受け取って「文継」データに取り込む仕組みを比較的簡便に作ることが可能とのことですので、あとは統合文書管理システムのベンダーとの協働で、この相互連携はそれほど大きな費用をかけずに実現するのではないかと考えているところです。

 
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