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文書管理通信第41号

第41号の特集は「人口7万人 久喜市の情報センター―久喜市公文書館―」です。
平成5年10月に久喜市公文書館が開館しました。当時人口が7万人の久喜市が独立館として公文書館を整備し得たという事実は史料保存関係者の驚きをもって迎えられたそうです。
久喜市ではほぼ同時期に3つの行政課題が認識され、それらを解決する手段として公文書館が求められました。その3点とは、@保存文書を一元管理するためのスペース及びシステムの確保、A情報公開の統一窓口の整備、B市史編さん事業において収集された史料の保存、ですが、これらは久喜市に限らず、多くの市町村が抱えている問題です。
久喜市における文書管理は、「資料3 久喜市における公文書のライフサイクル」と久喜市における公文書の流れで図と文章の両方で詳しく説明しています。特に、歴史的・文化的文書として保存するための選別期間を文書の保存期間と同じ時間をかけています。「3年保存文書」は完結してから6年後に「評価・選別」の処理がなされるということになります。実際に平成10年9月2日に取材した際には、「評価・選別」を行なった文書は「平成2年の3年保存文書」と「平成3年の3年保存文書」です。
久喜市では、歴史的資料として重要な公文書等として評価・選別した要保存文書は公文書館制度(情報提供施策)、それ以前の段階にある公文書は情報公開制度によって情報を公開しています。久喜市において公文書館の開館と公文書公開条例施行の時期が一致しているのは、公文書館整備の段階から久喜市公文書館を広義における情報センターとして位置づけていたことを意味します。
公文書館に本来求められる歴史資料として重要な公文書等の収集、保存、利用という機能の他に久喜市は公文書館に文書庫機能と情報公開の統一窓口機能をもたせました。
公文書館は本来の目的をおさえた上で、各々の自治体に最もふさわしい公文書館のあり方を選択すべきです。しかし、久喜市における公文書館の事例は、多くの地方自治体が等しく抱える課題を解決するひとつの方向性を示したものと言えます。

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文書管理通信第42号

特集「知る権利」「説明責任」を盛り込んだ情報公開条例―大東市―
特集は第42号、第43号連続して、大東市の情報公開制度についてです。
「行政の説明責任を明記 全国自治体で初 情報公開条例と個人情報保護条例 大東市が施行」これは、平成9年10月2日付の「産経新聞(朝刊)」の見出しです。
「知る権利」のみならず行政の「説明責任」まで盛り込んだ大東市情報公開条例は、この当時、日本で最も進んだ情報公開条例です。
大東市情報公開条例は@「知る権利」「説明責任」が明記されている。A決裁前の文書や会議の要点、メモ、備忘録も公開対象とし、情報の形態による規制を設けていない。B実施機関の適正な管理体制及び検索体制の確立に努めること。C非公開情報について情報公開義務の免除と非公開義務を明確に区別。D市が出資する法人等についても情報の提供を求める。という内容となっています。
実際の運用については、大東市は情報公開制度の施行と同時に、市民情報コーナーを設置しました。その目的は、市として統一的な運営を図り、窓口を一本化することです。市民情報コーナーには、「情報の検索に必要な目録」が整備され、市民が自由に閲覧できる体制が整えられています。
この条例の成立過程は、平成3年に、平成12年度を目標年次においた第三次大東市総合計画が策定されたことから始まります。この施策の基本方針には「開かれた市政の推進」が掲げられています。平成7年11月には、大東市情報公開制度調査会が設置され、平成8年6月この調査会提言をもとに、大東市情報公開・個人情報保護市民会議を設置しました。この市民会議は10回の会議を経て、同年12月に「大東市における情報公開制度および個人情報保護制度についての提言―市民の『知る権利』の保障と個人の尊厳の確保のために―」をまとめました。その後、平成9年3月28日に情報公開・個人保護条例が公布されました。

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