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文書管理通信第45号

第45号の特集は、「栃木県の情報公開・文書管理動向―栃木県・宇都宮市・鹿沼市・今市市―」です。地図をみると、宇都宮市、鹿沼市、今市市は栃木県のほぼ中心部といってよい場所にあります。
栃木県は全国的にもまだ情報公開制度が一般的ではなかった昭和61年に栃木公文書の開示に関する条例を施行しました。注目すべきは文書検索の緻密さです。情報公開相談室には保存保管文書台帳と索引目録が備えられ県民が自由に閲覧できるようになっていました。
しかし、栃木県は時代の流れによって変化してきた県民の要求に応えきれないと判断し、条例そのものの見直し作業を始めました。平成10年8月に栃木県情報公開懇談会を設置し、その会は「情報公開のあり方に関する意見書」を平成11年3月26日に提出しました。この意見書を受け、平成11年12月27日に「栃木県情報公開条例」を公布しました。
他に記事では宇都宮市公文書公開条例運用の見直し、鹿沼市情報公開条例施行、今市市情報公開条例施行について説明しています。
この号で最も興味深かった記事が、鹿沼市個人情報保護条例です。記事では「市民の皆さんの氏名、住所、家族構成などプライバシーに関する情報で、特定の個人が識別できるものを『個人情報』といいます。この制度により、市では皆さんからお預かりしている個人情報の取扱についてお知らせするとともに、市民の皆さんは自分の個人情報を見たり、訂正を求めたりすることができます。」とあります。
役所にある自分の個人情報が誤っているとは、考えもつきませんでしたが、本当にそうであれば非常に怖い話です。あまり関係のない話かもしれませんが、何かの手違いでブラックリストに名前が載ってしまい、様々な場面で不都合を生じたという話を聞いたことがあります。自分の情報を確認するというのは、自分自身を守ることであり、当然の権利なのだと思いました。

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文書管理通信第46号

特集は「情報公開時代における文書管理実態アンケート」です。
アンケートは平成11年7月初旬、静岡県内の74自治体に郵送して、50の自治体からのご回答を頂くことができました。
今回のアンケートは以前に「複製物を作製した永年保存文書の廃棄は可能か?」で紹介したアンケートとは異なり、各自治体で行っている文書管理について実態に即してお答えいただいたアンケートです。
今号まで、本誌では、情報公開制度や文書管理に取り組み成果をあげている自治体を紹介してきましたが、それらはまだほんの一部に過ぎないのでしょうか。
このアンケートの時点で、情報公開制度を実施している自治体は、40%です。文書管理がうまく機能していると答えた自治体は20%です。情報公開制度については、今後実施予定の自治体が56%あり、着実に実施されようとしていますがこの時点では実施されていません。
今回調査の結果、地方自治体の文書管理は、これからも大いに改善の余地があることがわかります。例えば、情報公開制度を実施していて、「5、文書を管理する台帳等があり、誰もが特定の文書の有無を事務室内で確認できますか?」という問いに「確認できない」と回答された自治体はどうやって請求された文書を検索して、公開するのでしょうか。時間をかければ不可能ではないのでしょうが、そのままで良いのでしょうか。
文書管理についてはぞれぞれの自治体にあった仕組みが求められていますので、うまく機能している自治体の仕組みをそのまま用いることができないのかもしれません。
それでも、この記事では、文書管理機能がうまくいっていないと感じている多くの自治体が、文書管理改善へ向けて少しでも参考になることを願い、今回のアンケート調査結果の報告を終了する、前向きに述べています。是非、ご参考にしていただきたいと思います。

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