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文書管理通信第47号

今回の特集は「ファイリングシステムの構築と維持管理―静岡県島田市―」です。
島田市のファイリングシステムは平成6年度に導入が始まり、平成7年度末には全保管単位への導入が完了しました。
ファイリングシステム導入前の島田市は、文書の私物化、不要文書の氾濫といった文書管理に課題を持つ自治体と同様多くの問題を抱えていました。また、情報公開制度が平成8年4月1日から施行されたこともファイリングシステム導入の契機となっています。
文書分類について興味深い点は、「始めはごく大ざっぱでラフな基準であっても、修正を繰り返して徐々に固めて行く方式で構いません。試行錯誤は止むを得ないと始めから覚悟を決めておきます。少し手間がかかると思われがちですが、トータルではかえって短期間で完成します。」と『ファイリングシステムの維持管理(改訂版)』にかかれているところです。
これは、職員全員の理解を徐々に深めていき主体性を持って取り組んでもらおうという考えが現れていると思います。
島田市では導入に2割、維持管理に8割という考えのもとに、システムの維持管理に力を注いできました。
これまでの記事でファイリングシステムは導入より維持していくことがより難しいと本誌では、何回も言われてきました。維持管理に重きをおいた島田市の取り組みは、約3年半経過しても順調のようだと記事では述べています。
最後に午後3時頃の庁舎内総務課の写真が載っていますが、机の上はもちろん書類が山積みされていることなく、整然としています。職員の退庁後は机の上には電話だけになるそうです。ファイリングシステム導入前の記録も残っていたらくらべることができてさらに成果が確認できたでしょう。

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文書管理通信第48号

特集は「よりよい韮山町の創造」に向けて―静岡県田方郡韮山町の情報公開―です。
韮山町は平成11年3月30日「韮山町情報公開条例」を制定し、10月1日の施行に向けて準備に当りました。しかし、韮山町情報公開条例の基礎となったのは、近隣の市の条例であったため、制定された同条例が韮山町の現状に沿ったものであるとは言えなかったそうです。
そこで、運用面で現状に即した情報公開制度を作り上げることとしました。
それが、「韮山町情報公開条例施行規則」と「韮山町情報公開事務取扱要綱」です。
これらは、情報公開制度の目的である、「町と住民が共に考え、共に行政を進める」ために、より多くの住民に主旨を理解してもらい、参加してもらわなければならない、という目的を持って制定されました。
特徴は、1.開示の可否通知日の明記、2.担当者名の明記、3.事務事業の内容説明、4.公開できない場合の理由説明、5.書式中に決裁欄を設ける、6.平易な字句を使用し、わかりやすい表現とするとなっています。
本HPの記事検索画面でこの号のサブタイトルが―現:伊豆の国市の情報公開―となっています。韮山町は平成17年4月1日伊豆長岡町と大仁町と合併して「伊豆の国市」になりました。
余談ですが、旧韮山町にある韮山反射炉を含む「明治日本の産業革命遺産」が平成27年7月に世界文化遺産に登録されました。「韮」という漢字はなかなか「にら」とは読みにくい文字ですよね。この機会にもっと多くのひとが「韮山」を知っていただけたら静岡県人としてとてもうれしいです。

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