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文書管理通信第49号

特集では、静岡県志太郡大井川町の情報公開制度に対応する文書管理について詳しく記載されています。
大井川町では平成12年4月1日に情報公開条例の施行を予定しています。この情報公開に対応すべく、平成9年度から文書管理改善に取り組んできました。
大井川町の文書管理は簿冊管理システムです。各課では、完結した収受文書、起案文書、施行文書を簿冊に編綴します。その際に作成年度、保存年限、簿冊名、文書分類番号、課名、簿冊番号を記入したタイトルが必ず付けられます。新しく作成された簿冊は、簿冊目録に登録されます。各簿冊の最初のページには文書目録が綴じられます。文書目録には、簿冊に収載されている順に文書タイトルが記入されます。
文書の分類は大分類、中分類、小分類により簿冊番号が付番され、細分類により簿冊単位に分けられます。細分類名は簿冊名と一致します。(資料6)
移し換え・置換えの作業は毎年4月に行われます。移し換えは、保存期間5年以内の文書を各課の保管場所から各課の保存庫に移し換える作業で、置換えは、保存期間10年以上の文書を総務課へ移管する作業です。
廃棄については、各課で保存している保存期間5年以内の文書は、各課で廃棄処分を行ない、簿冊管理台帳と文書目録を総務課に提出します。保存期間が10年以上の文書は、廃棄通知書を作成し、各課に配布し確認を行った上で、保存期間を延長する文書以外の文書を廃棄します。
そして、毎年4月に新人職員を対象に全体研修、6月には総務課が中心となって各課を廻る巡回研修を行っています。
大井川町によれば、文書分類表ができたことにより、簿冊単位での検索が可能となり、平成12年度からの情報公開条例施行に対応できるようになったとのことです。
今後の課題としては、大井川町では、文書分類表をより良いものとし、文書を適切な分類によって簿冊に綴り、それらを簿冊単位で確実に検索できるようにすることが重要であるとしています。

大井川町は、このあと平成20年11月1日焼津市と合併します。焼津市では、本誌5号(平成4年5月)に紹介したように、平成4年10月に焼津市公文書公開条例が施行されました。市町村が合併する場合、お互いの文書管理システムが異なる場合には相当な苦労が予想されます。実際はどうだったのでしょうか。

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文書管理通信第50号

第50号の特集は「板橋区公文書館」です。
板橋区公文書館は平成12年4月1日に開館しました。東京23区内ではじめての公文書館でした。
板橋区では昭和60年4月1日に東京都板橋区公文書公開条例を施行し、同年の区議会本会議で公文書館の建設が検討課題とされました。これは、公文書公開条例が施行され、保存されている公文書について公開請求ができるのであれば、保存年限を経過し行政的な価値がなくなった文書についても、公開する方法を検討する必要があるという考えによるものでした。
また、板橋区公文書館設立のきっかけとしては、平成2年度から平成11年度にかけて行われた区史編さん事業があげられます。そして、板橋区文書館は板橋区役所から徒歩5分、約400m離れた場所にある板橋区産文ホール7Fに設立されました。既存の施設を利用したことで施設建設という難題をクリアしました。
全国の公文書館には、公文書を集中管理方式における保存の段階から引き継ぎ、管理する機能も持ったものもあります。また、情報公開制度の窓口や、博物館的機能をもったものもあり、その形態は統一されていません。
板橋区公文書館は、歴史的資料の整理・保存・公開といった公文書館本来の役割を分担し、その結果として、行政価値を失った保存期間満了後の公文書管理を受け持つことになりました。
また、情報公開制度による公開との区分をはっきりさせたことにも注目されます。公文書館で保存された公文書は、情報公開制度から適用除外された歴史資料文書であると条例上整理している点です。
三浦管理係長は「公文書館の所蔵資料は歴史資料であり、あくまでも調査研究を目的とした利用に供するものである。この原則にのっとった利用をしてもらえるように啓発してゆきたい。」と説明を強調されていました。
文書館の本来的な形は板橋区公文書館であるのかもしれません。

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