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文書管理通信第51号

特集は「ISO 9001認証の取得―静岡県榛原郡本川根町―」です。
当時の本川根町の鈴木敏夫町長は、今後の役場運営に、マンネリを脱し民間発想を取り入れた業務の合理化、スピーディー化、町民サービスの向上のために、役場の職員に対する意識改革を望んでいました。この町長の考えを実現するためにこの国際規格によるシステムの構築と運用が有効であるとのアドバイスを受け、検討した結果、認証取得を目指すことになりました。
認証取得までに要した費用は、教育・研修費用・コンサルティング料、予備審査費用、本審査費用などで合計750万円程となりました。取得後は年2回の定期審査を受けることとなるため、定期審査に要する費用及び諸費用を含め年間250万円をみこんでいるとのことです。外部からの定期的な検査は費用がかかることかもしれませんが、続けてゆけば、多方面からの品質改善が期待できるのではないかと思うと述べています。
本川根町では、ISO認証を取得したからといって、すぐに業務の効率が向上するとは考えていません。ISO認証がスタートであり、ISOをシステム改善の道具ととらえているのです。本川根町の文書管理は今後更に整備されることが期待できます。

今回は本川根町がISO9001認証を受けたという記事ですが、民間企業ではなく一自治体がISO9001認証を受けたことは驚きでした。しかし、本川根町が最初ではないようです。記事では、長野県佐久市、群馬県太田市がISO9001、兵庫県洲本市がISO9002を当時すでに取得していたということです。しかし、町としては本川根町が最初であることから見ても、役場運営に民間手法を取り入れ、改革を行うという町長の熱意を感じました。

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文書管理通信第52号

第52号の特集は「電子決裁システムの試行―静岡県―」です。
静岡県では平成8年度から「しずおかデジタル・オフィス整備事業」として、庁内LAN回線網を整備するとともにパソコンネットワークシステムを基盤とした新しい事務処理システムを導入しています。この一環として、電子決裁システム(「e-決裁システム」)の試行を平成12年7月17日から同年度3月末まで行ない、平成13年度以降の全庁的な利用を目指すことにしました。

資料1のパソコンネットワーク基盤整備あるように、平成12年3月までに、本庁から単独出先機関まで配備されるパソコンの数が2,975台にのぼります。この数でもまだ、本庁以外では1人に1台は行き渡っていないのです。
電子決裁システムの試行は、職員全体の1/6という対象を絞っての試行とはいえ試行が完了するまでには、様々な問題が発生するのでしょう。
静岡県のような大きな自治体で統一したルールを浸透させるには多くの労力と時間がかかると思います。

静岡県では、e-決裁システムは、「事務処理の迅速化」「効率的な文書管理」「業務情報の共有化」を目的として導入されます。この試行で、起案文書の種類や量についての基準の調整がされるでしょう。また、引継文書の紙文書へのプリントアウトの時期、紙文書と電子文書のどちらに原本性があるかなどいう問題も含んでいて興味深いです。

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