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文書管理通信第21号

第15号の特集は「阪神・淡路大震災における文書被害」です。内容は、1995年1月17日の大地震から約100日あまり過ぎた頃の兵庫県庁・尼崎市立地域研究資料館・西宮市行政資料室についての取材報告と、文書の危機管理の提案です。
神戸市、西宮市、尼崎市は兵庫県の南東部に位置する都市です。震源地に近く特に甚大な被害があった地域ですが、幸いにも行政に支障をきたす文書の損失はほとんどありませんでした。それは、文書の大敵である「火」「水」がはいらなかったからです。とはいえ、地震直後の西宮市の行政資料室等の写真を見ると、部屋全体に書架が倒れ込み足の踏み場など全くない状態です。ここに職員がいたらと思うとぞっとします。
平成7年5月11日に、兵庫県内の全市に文書被害に関するアンケートを実施し、5月25日までに8市からご回答を頂きました。その中で、「文書管理のうえで災害対策として重要なことは何か」という質問に

  • 保存文書の現状把握の完全性と火災等の防備が重要ではないかと思われる。
  • 重要書類の管理については、耐火性を充分考慮する必要があると考えます。
  • ファイリングロッカーの倒れるのを防止することが必要。
  • 施錠可能なものは施錠しておくこと。

というご回答をいただきました。これらのことはもちろん最重要のことですが、かつて市町村合併の際に大量の公文書が廃棄されたことを思い出します。当時の職員にとってそれらは、「新しい文書」であって歴史的価値を認めることが困難であったためだと思われます。地震の被害を免れた文書が、復旧に係る場面で、原秩序に戻すことの困難さなどから廃棄されることが懸念されます。
今回の取材で、兵庫県文書課課長補佐・文書管理係長小林武氏は「最も重要なのは、日頃の文書管理、ファイリングの徹底です。どこに何があるのか明確であれば、火災等によって文書が失われさえしなければ、たとえ文書が散乱したとしても、もとの秩序に復旧させることは可能です。」と述べています。

やはり、大切なのは日頃からの文書に対する意識の徹底と、ファイリングの徹底なのだと思いました。

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文書管理通信第22号

特集は、歴史的価値を有する公文書の保存 小山市博物館です。
平成7年7月14日現在、まだ小山市には文書館は設置されていません。それでも、小山市立博物館と市の総務部総務課の協力によって、本来であれば廃棄されてしまう歴史的価値をもつ公文書の収集、保存が図られています。
小山市では昭和51年から61年まで10年の歳月をかけ小山市史を編さんしました。ここで収集された史料を保存したのが、昭和58年4月に開館した小山市立博物館でした。
小山市の課題は、文書館の設立です。現在、博物館と総務課の協力のもと小山市における公文書を含む史料の保存は着実に前進しています。現時点での最大の問題は、人と場所です。平成6年5月25日の「下野新聞」にも「小山市立博物館の収蔵庫、資料満ぱい保管に苦労」という見出し記事が掲載されました。より十全な史料の収集、保存、利用を実現するためには、「そのための人」と「そのための場所」が必要であり、それが文書館なのです。
webで調べたところ、小山私立文書館は平成19年4月11日に開館したとのことです。
この記事からまだまだ時間がかかっています。文書館開館までには、大変なご苦労があったことでしょう。
1997年11-12月号「文書管理通信No.35」にも「文書館の建設にむけて 小山市」という記事が掲載されています。興味のある方は、是非ご一読ください。

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